Surrendered Bill of Lading Là Gì? Quy Trình & 4 Rủi Ro Cần Tránh

Trong vận tải biển quốc tế, đặc biệt là các tuyến đường ngắn (như Đông Nam Á hay Việt Nam – Trung Quốc), việc tàu chở hàng cập cảng đích trước khi bộ chứng từ gốc (Original B/L) được gửi đến tay người nhận (Consignee) là tình huống rất thường gặp. Nếu cứ “nằm chờ” bill gốc, doanh nghiệp sẽ phải gánh khoản phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) khổng lồ.

Để giải quyết bài toán này, Surrendered Bill of Lading ra đời như một giải pháp cứu cánh giúp giải phóng hàng hóa nhanh chóng. Vậy chính xác Surrendered Bill of Lading là gì? Đâu là sự khác biệt cốt lõi giữa Surrendered B/L và Telex Release? Cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu chi tiết về quy trình, chi phí và 4 rủi ro “chí mạng” mà Shipper cần tránh qua bài viết dưới đây!

Surrendered Bill of Lading (Surrendered B/L) là gì?

Surrendered Bill of Lading (thường được gọi tắt là Surrendered B/L hoặc Vận đơn điện giao hàng) thực chất không phải là một loại vận đơn độc lập về mặt hình thức, mà là một trạng thái của vận đơn gốc (Original B/L).

Cụ thể, đây là tình trạng mà Shipper (Người gửi hàng) đã nộp lại (hoặc yêu cầu thu hồi) bộ vận đơn gốc cho Hãng tàu hoặc Forwarder ngay tại cảng xuất (Port of Loading). Đổi lại, Hãng tàu sẽ tiến hành các nghiệp vụ xác nhận để đại lý ở cảng đích (Port of Discharge) giải phóng lô hàng cho Consignee (Người nhận hàng).

Phân biệt chính xác Surrendered B/L và Telex Release

Trong xuất nhập khẩu, nhiều người thường dùng chung hai từ “làm Surrender” và “làm Telex”, nhưng thực tế đây là hai khái niệm mang bản chất hoàn toàn khác biệt:

• Surrendered B/L (Loại/Trạng thái chứng từ): Là bộ vận đơn gốc đã được Shipper nộp lại (thu hồi) cho Hãng tàu/Forwarder tại cảng xuất. Chứng từ này sẽ được đóng mộc “SURRENDERED”.
• Telex Release (Phương thức/Hành động): Là hành động phát điện báo giải phóng hàng (qua email/hệ thống nội bộ) từ hãng tàu ở cảng xuất sang đại lý ở cảng đích, xác nhận vận đơn gốc đã được thu hồi và cho phép giao hàng thẳng cho Consignee.

Shipper tiến hành nộp lại Original B/L cho Hãng tàu (Tạo ra trạng thái chứng từ Surrendered B/L) ➔ Hãng tàu tiếp nhận và thực hiện hành động phát điện báo thông báo cho cảng đích (Telex Release). Như vậy, Surrendered B/L là căn cứ (chứng từ đầu vào), còn Telex Release là hành động hệ quả để hoàn tất thủ tục giải phóng lô hàng. Chúng đi liền với nhau nhưng tuyệt đối không phải là một.

Bảng so sánh trực quan: Surrendered B/L, Seaway Bill và Original B/L

Xem thêm: DAP là gì? Vì sao nên chọn điều kiện giao hàng này?

Quy trình thực tế & phân loại luồng làm Surrendered B/L

Tùy thuộc vào thời điểm Shipper yêu cầu điện giao hàng, quy trình xử lý tại hãng tàu sẽ được chia thành 2 luồng thực tế như sau:

Trường hợp 1: Có phát hành B/L gốc rồi mới Surrender

Ngữ cảnh: Shipper ban đầu chọn lấy bill gốc nhưng sau đó đổi ý (do thời gian vận chuyển tàu quá nhanh hoặc hai bên đã hoàn tất khâu thanh toán):

• Nhận B/L gốc: Shipper nhận đủ bộ vận đơn gốc (Original B/L) đã in từ Hãng tàu hoặc công ty Forwarder.
• Nộp lại và đóng phí: Shipper nộp lại trọn bộ (thường gồm 3 bản gốc) cho Hãng tàu/Forwarder và thanh toán phí làm Surrender.
• Thu hồi chứng từ: Hãng tàu tiếp nhận, đóng dấu chữ “SURRENDERED” lên mặt chứng từ để xác nhận việc thu hồi bản gốc.
• Phát điện giải phóng hàng (Telex Release): Hãng tàu gửi chỉ thị Telex Release sang văn phòng đại lý tại cảng đích (Port of discharge) để ủy quyền giao hàng cho Consignee.

Trường hợp 2: Yêu cầu Surrender ngay từ đầu – Straight B/L

Ngữ cảnh: Shipper và Consignee đã thống nhất phương thức này ngay từ đầu để tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí gửi chứng từ.

• Yêu cầu Surrender khi khai SI: Shipper ghi chú rõ đề nghị làm Surrender ngay lúc gửi chi tiết Hướng dẫn vận chuyển (Khai SI – Shipping Instructions) cho Hãng tàu/Forwarder.
• Phát hành bản mềm (Soft copy): Hãng tàu không in bản gốc, bỏ qua khâu gửi trả chứng từ giấy mà trực tiếp phát hành bản sao Surrendered B/L (file mềm/PDF) gửi cho Shipper.
• Cập nhật hệ thống: Hệ thống của hãng tàu tự động cập nhật lệnh Telex Release sang văn phòng cảng đích để giải phóng hàng hóa.

Chi phí làm Surrendered Bill of Lading (Telex Release Fee) là bao nhiêu?

Chi phí làm Surrendered B/L (thường được các hãng tàu và forwarder gọi là Telex Release Fee hoặc Surrender Fee) là khoản phụ phí phát sinh tại cảng xuất (POL) để xử lý việc thu hồi bill gốc và đánh điện giải phóng hàng.

• Mức phí tham khảo phổ biến: Dao động từ 25 USD – 50 USD/bộ vận đơn (tương đương khoảng 600.000 – 1.200.000 VNĐ/Bill, chưa bao gồm VAT), tùy thuộc vào quy định của từng hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (Forwarder).
• Bên chịu phí: Khoản phí này thông thường do Shipper (Người gửi hàng) thanh toán trực tiếp cho hãng tàu/forwarder tại cảng bốc hàng.
• Chi phí phát sinh liên quan (nếu có):
  • Nếu ban đầu đã in Bill gốc: Shipper phải chịu cả Phí phát hành Bill gốc (Bill Fee) + Phí Surrender/Telex Release.
  • Nếu yêu cầu làm Surrender ngay từ đầu (trước khi in bill gốc): Một số forwarder hoặc hãng tàu có thể hỗ trợ gộp hoặc giảm trừ bớt chi phí in ấn chứng từ vật lý.

Rủi ro cần tránh khi sử dụng Surrendered B/L

• Rủi ro mất hàng, mất tiền: Nếu Shipper làm Surrender khi chưa nhận đủ 100% thanh toán, Consignee có thể lấy hàng ngay lập tức và “bùng” tiền.
• Phát sinh phí lưu bãi (DEM/DET): Nếu hãng tàu quên đánh điện Telex Release trên hệ thống, Consignee sẽ không thể lấy hàng, dẫn đến tốn kém phí lưu kho bãi tại cảng đích.
• Tốn kém chi phí “kép”: Nếu không chốt làm Surrender ngay khi khai SI mà đợi in Bill gốc rồi mới đem nộp lại, doanh nghiệp sẽ tốn thêm phí chuyển phát nhanh và mất thời gian xử lý.
• Rào cản Hải quan nước sở tại: Một số quốc gia (tại Nam Mỹ, Châu Phi…) bắt buộc phải có Bill gốc để thông quan. Nếu dùng Surrendered B/L, hàng sẽ bị kẹt lại cảng.

Khi nào doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng Surrendered B/L?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng Surrendered B/L (hoặc yêu cầu làm thẳng từ đầu) trong 4 trường hợp sau:

• Tuyến vận chuyển ngắn: Thời gian tàu chạy nhanh hơn thời gian gửi chứng từ gốc qua bưu điện (Ví dụ: Các tuyến nội Á, Đông Nam Á, Việt Nam – Trung Quốc…).
• Giao dịch nội bộ công ty: Người gửi và người nhận thuộc cùng một hệ thống tổ chức (ví dụ: công ty mẹ – công ty con, các chi nhánh).
• Đối tác uy tín, đã thanh toán đủ: Hai bên làm ăn lâu năm, độ tin cậy cao và Shipper đã nhận được trọn vẹn 100% tiền hàng trước khi tàu cập cảng đích.
• Áp lực thời gian & chi phí lưu bãi: Cần lấy lệnh giao hàng (D/O) khẩn cấp để tránh các khoản phạt lưu container, lưu bãi (DEM/DET) khổng lồ do chứng từ gốc đến trễ.

Lựa chọn sai vận đơn có thể gây rủi ro mất hàng và tốn kém phí lưu bãi. Tại Trường Nam Logistics, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa và vận chuyển xe ô tô chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ trọn gói nghiệp vụ chứng từ:

• Tư vấn chính xác: Giúp chủ hàng chọn đúng loại vận đơn (Original, Surrendered hay Seaway Bill) phù hợp nhất.
• Xử lý nhanh gọn: Tối ưu thời gian thông quan, triệt tiêu rủi ro sai sót.

Liên hệ Trường Nam Logistics ngay hôm nay để nhận báo giá vận tải và tư vấn giải pháp chứng từ miễn phí!