WMS là gì? Định nghĩa chi tiết về hệ thống quản lý kho hàng

Quan tâm đến tình hình quản lý kho hàng và tốc độ phát triển của đơn vị, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã không ngừng tìm đến WMS. Vậy WMS là gì? Dựa theo lời của các chuyên gia trong ngành WMS là giải pháp công nghệ cao cấp nhằm tối ưu hoá tất cả hoạt động trong kho hàng. 

WMS giúp cho các đơn vị có thể theo dõi, kiểm soát và quản lý hàng hoá một cách hiệu quả nhất. Để từ đó, giảm thiểu tối đa các sai sót cũng như hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận kinh doanh. Ngoài ra, WMS còn giúp các đơn vị nhìn tổng quan báo cáo kinh doanh tháng và đưa ra những chiến lược phát triển chính xác. 

Ở thời điểm hiện tại, WMS đang được phát triển với nhiều loại hình khác nhau. Đó có thể là một hệ thống độc lập, tích hợp hoặc hoạt động tại chỗ và trên đám mây. Mỗi một loại hình đều có điểm ưu việt riêng và phù hợp theo từng quy mô, nhu cầu dùng của doanh nghiệp.

Trên thị trường, không ít người so sánh WMS và ERP. Nhìn tổng quát thì cả 2 hệ thống này đều hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, ERP lại mang tính quy mô rộng, quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Trong khi đó, WMS chỉ tập trung vào khía cạnh quản lý kho hàng.

Hơn nữa, phần mềm WMS lại dễ dùng, chi phí ít và cho khả năng tích hợp hoàn hảo hơn. Vì thế, đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ WMS được xem là phương án toàn diện nhất.

Hiểu rõ hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Mục đích chính của WMS là gì?

Để hiểu rõ WMS là gì, trước tiên bạn cần biết rằng trong tiếng Anh, WMS là viết tắt của cụm Warehouse Management System. Hiểu một cách đơn giản thì WMS là một phần mềm hỗ troẹ các doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng từ nhập kho, lưu trữ đến xuất kho. 

Mục đích chính của WMS chính là giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng hoá trong kho, quản lý các đơn hàng. Đồng thời giúp doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh, nhập, xuất hàng tốt hơn.

Nhờ có WMS doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian quản lý kho và tối ưu hoá được không gian kho hàng. Từ đó, không ngừng nâng cao hiệu suất kinh doanh, giảm thiểu các loại chi phí vận hành và chạm đỉnh mục tiêu sớm hơn dự kiến.

Điều đặc biệt là hệ thống WMS còn giúp doanh nghiệp lưu trữ và đồng bộ hoá toàn bộ thông tin giữa các bộ phận. Khi có đơn hàng mới, WMS sẽ ngay lập tức cập nhật thông tin về lượng tồn kho. Do vậy, doanh nghiệp không cần kiểm tra thủ công, tốn thời gian, công sức như trước đây.

Khám phá các tính năng ưu việt của hệ thống WMS

Phải thừa nhận một điều rằng WMS có quá nhiều tính năng mạnh mẽ. Hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động kho chỉ trên một chiếc máy tính. Chi tiết các tính năng ưu việt của WMS là gì, cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu ngay dưới đây!

Thiết kế kho hàng thông minh cùng WMS

WMS hoạt động giống như một kho hàng ngoài đời thực. Nghĩa là, nó cho phép các doanh nghiệp dễ dàng phân bổ mọi loại hàng hoá trong kho theo thứ tự và vị trí theo ý muốn nhưng có độ hợp lý cao. 

Từ đó, các quy trình nhập, xuất, kiểm kê hàng hoá trong kho đều trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. WMS còn giúp các nhà quản trị thiết lập các ngăn kệ thông minh để tối ưu hoá không gian nhà kho. Đồng thời, hệ thống còn giúp bạn tính toán và nhận biết mọi vấn đề với kho hàng sau khi đã sắp xếp xong.

Luôn nắm rõ tình hình hàng tồn kho với WMS

Nếu hỏi về tính năng ưu việt nhất của WMS là gì, nhiều doanh nghiệp sẽ cho rằng đó là khả năng quản lý, kiểm soát hàng tồn kho. Điều này cũng không quá khó hiểu khi mà, WMS sử dụng hệ thống mã vạch cùng với RFID để theo dõi tất cả các hàng hoá trong kho.

Mỗi một hàng hoá được sắp xếp lên kệ, WMS đều gắn một mã định danh duy nhất. Vì thế, hệ thống luôn nắm bắt nhanh vị trí, số lượng cũng như tình trạng hàng hoá. Bất kể lúc nào, doanh nghiệp truy cập, kiểm kê, WMS đều đưa ra những con số và hình ảnh chính xác về hàng tồn kho.

Điều đáng nói là, WMS có tích hợp với rất nhiều hệ thống quản trị khác như ERP. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, khách quan hơn về hàng hoá, chuỗi cung ứng. Hệ thống còn tự động cập nhật bất cứ số liệu nào của hàng tồn kho khi phát hiện có sự thay đổi.

Tất cả những điều đó đều cho phép doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý hàng hoá và đưa ra quyết định đặt, bán hàng tuyệt vời hơn.

Áp dụng các phương pháp lưu kho khoa học

Đây cũng là một trong những đáp án được đưa ra nhiều nhất khi khảo sát doanh nghiệp về tính năng tuyệt nhất của WMS là gì. Hệ thống WMS áp dụng rất nhiều chiến lược lưu trữ linh động như:

• FIFO
• LIFO
• FEFO

Các chiến lược lưu trữ này được áp dụng dựa trên đặc tính của hàng hoá cùng với yêu cầu của mỗi đơn vị kinh doanh. Khi hàng hoá được nhập kho, WMS sẽ ngay lập tức xác định vị trí lưu trữ dựa theo các tiêu chí về kích thước, trọng lượng, tần suất sử dụng… Hệ thống sẽ đưa ra các gợi ý giúp cho nhân viên quản lý kho để hàng vào đúng vị trí và giảm thiểu tối đa thời gian vận chuyển cũng như mắc phải các sai lập không đáng có.

Điều tuyệt vời là WMS cũng theo dõi sát sao thời gian lưu kho của mỗi sản phẩm. Để từ đó, giúp doanh nghiệp quản lý nhanh và hiệu quả hơn với các loại hàng hoá đã quá hạn dùng. WMS sẽ đưa ra các cảnh báo kịp thời về hàng hoá đã gần hết hạn. Từ đó, giúp doanh nghiệp có hướng xử lý kịp thời, tránh tổn thất và lãng phí tài nguyên.

Giảm thiểu sai sót trong quá trình bốc xếp

Hệ thống WMS được tích hợp công nghệ Pick by Voice và Pick by Image. Điều này cho phép các nhân viên sử dụng thiết bị di động có thể xem nhanh những chỉ dẫn trực quan về kho hàng trong quá trình bốc xếp. Từ đó, không chỉ làm việc nhanh chóng hơn mà còn tăng khả năng chính xác, giảm các sai sót nhỏ.

Điểm nhấn lớn của hệ thống WMS chính là có tích hợp hệ thống kiểm tra chất lượng. Ngay khi phát hiện hàng hoá hư hỏng, đặt sai quy cách sẽ hiển thị cảnh báo. Nhân viên bốc xếp sẽ phải kiểm tra lại và tránh được các trường hợp xếp hàng lỗi.

Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác

Nhắc đến các tính năng ưu việt của WMS là gì không thể không nói về khả năng xử lý đơn hàng của hệ thống. WMS luôn hỗ trợ tối ưu mọi quy trình từ nhận hàng, vận chuyển, đóng gói, tồn kho đến xuất kho. Với công nghệ tự động, hệ thống gửi đến toàn bộ thông tin chính xác nhất về đơn hàng. 

Khi  01 đơn đặt hàng được quản lý xác nhận, MWS sẽ ngay lập tức xuất vận đơn và gửi tới đơn vị vận chuyển. Đồng thời hệ thống cũng in danh sách tất cả hàng hoá cần xử lý, vận chuyển và hoá đơn tạm tính. Cùng với đó, WMS cũng hiển thị hoá đơn tạm tính đặt hàng cho doanh nghiệp. Một quy trình xử lý đơn hàng liền mạch và hệ thống không để xuất hiện bất cứ lỗ hổng hay có sai sót nào.

Nhờ vậy, các doanh nghiệp không cần bận tâm quá nhiều đến việc xử lý một đơn hàng tốn bao nhiêu thời gian, nhân lực. Đồng thời, đơn vị cũng nâng cao được khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu nhanh của mọi khách hàng. Cuối cùng, không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn khẳng định được chất lượng làm việc của đơn vị.

Nâng cao năng suất làm việc của bến bãi

Sẽ là một sai lầm vô cùng lớn nếu trong danh sách các tính năng ưu việt của WMS là gì không nhắc đến quản lý bến bãi. Phải khẳng định chắc chắn rằng, tính năng nâng cao năng suất làm việc bến bãi của WMS hiện tại khó có hệ thống nào đáp ứng tốt bằng.

Với tính năng này, hệ thống giúp cho các đơn vị nhanh chóng sắp xếp tốt kho bãi một cách khoa học. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng trong việc phân luồng xe đến, đi. Khi kho bãi đầy, WMS lập tức đưa ra cảnh báo và gợi ý hướng xử lý. 

Do đó, việc quản lý kho trong bến bãi cũng trở nên hiệu quả hơn. Doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều chi phí cho vấn đề lưu kho cũng như giao hàng như hình thức kinh doanh truyền thống.

Nâng cao năng suất lao động của nhân viên kho

WMS có tích hợp công cụ quản lý hiệu suất công việc của nhân lực. Dựa vào công cụ đó, hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí, khối lượng công việc của từng nhân viên kho. Đồng thời, WMS còn đưa ra bảng báo cáo chi tiết và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Nhờ vậy, quản lý có thể xác định được đâu là nhân viên xuất sắc và đáng khen thưởng. Song song với đó, quản lý cũng dựa vào hệ thống để có những hình phạt tương xứng với nhân viên lơ là trong công việc và không đủ KPI.

Tạo báo cáo chi tiết về tình hình kho

Giống như chúng tôi đã đề cập ban đầu, WMS có lập kế hoạch, báo cáo toàn diện về mọi khía cạnh của kho. Hệ thống luôn tự động thu thập, xử lý và báo cáo mọi hoạt động trong kho. Từ xuất, nhập, hàng tồn đến phân loại hàng cận date đều được WMS cập nhật chi tiết. 

Sau đó, WMS sẽ tạo ra nhiều báo cáo tình hình kho dựa trên thời gian thực tế kho hàng. Nhờ vậy, quản lý kho sẽ cập nhật đầy đủ hơn về hiệu suất kho hàng thế nào để có những can thiệp kịp thời.

Nhắc đến tính năng tuyệt vời của tính năng báo cáo tình hình kho của WMS là gì, các công ty vận chuyển xe ô tô thường khen ngợi về những dạng báo cáo từ hệ thống. WMS không chỉ báo cáo hàng tồn, xuất, nhập kho mà còn đưa ra bảng thống kê về vòng quay hàng, hàng lỗi.

Nhân viên có thể tuỳ chỉnh báo cáo và tạo bảng số liệu trực quan dựa trên thông tin WMS. Đồng thời, bạn cũng có thể lập kế hoạch gửi báo cáo tự động đến cấp trên. Điều này gần như rất thuận tiện và giúp nhân viên nâng cao tối đa hiệu suất làm việc.

Thành phần chính của WMS là gì?

Hệ thống WMS hoạt động dựa theo nguyên tắc quản lý thông tin thực. WMS sẽ liên tục cập nhật về vị trí, số lượng cũng như tình trạng của các loại hàng hoá trong kho. Để vận hành hiệu quả nhất, trong phần mềm WMS phải có sự hỗ trợ đồng thời của các thành phần dưới đây:

• Phần mềm quản lý kho
• Thiết bị điện tử
• Máy in
• Máy quét mã vạch
• Mạng không dây

Mỗi một thành phần trong hệ thống đều đảm nhận các chức năng quan trọng. Sự kết hợp đồng điệu giữa chúng tạo nên một WMS hoàn hảo, xử lý nhanh mọi vấn đề của kho hàng. Có thể khẳng định rằng, hệ thống không đơn thuần là công cụ theo dõi hàng tồn kho. Mà, song song với đó, WMS là một giải pháp quản lý tổng thể, hỗ trợ A – Z doanh nghiệp trong vấn đề quản lý hàng hoá, vận hành kho.

So sánh các loại WMS phổ biến trên thị trường

Bảng so sánh các loại WMS:

Phân biệt ERP và WMS: Bạn cần biết điều gì?

Xét về bản chất, ERP và WMS đều là những hệ thống có thiết lập chặt chẽ, thống nhất và hỗ trợ nhiều trong vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi chi tiết hơn thì, ERP lại có quy mô hoạt động sâu và rộng hơn so với WMS. Chi tiết như sau:

Có thể thấy rằng, phạm vi hoạt động cũng như các tính năng của 2 hệ thống WMS và ERP khác nhau. ERP có thể bao gồm cả WMS nhưng phần mềm này sẽ không phân tích được chi tiết hàng hoá trong kho như WMS. Ngược lại, WMS sẽ không thể phân tích cũng như tác động đến các hoạt động kinh doanh khác của đơn vị.

Vì thế, để chọn được phần mềm quản lý tốt nhất, các doanh nghiệp luôn luôn phải xác định rõ yêu cầu, mục tiêu mong muốn. Để từ đó, lựa chọn ra loại phần mềm thực sự phù hợp.

Lưu ý quan trọng khi chọn phần mềm quản lý kho WMS

Các doanh nghiệp buôn bán xe ô tô Bắc Nam, nước uống, bánh kẹo hay bất cứ loại hàng hoá nào khi chọn WMS đều cần để tâm đến:

• Hiểu rõ lúc nào bạn cần dùng đến phần mềm: WMS chỉ thực sự phát huy tối đa hiệu quả của nó khi bạn có một kho hàng nhiều sản phẩm. Đồng thời, kho hàng đó phải đáp ứng được các điều kiện tốt về nhiệt độ, độ ẩm tốt.

• Các tính năng cần thiết cần có trong WMS: Bạn cần đảm bảo WMS có đủ tính năng như cất hàng, bổ sung hàng tồn kho, báo cáo chi phí, quy trình nhận hàng, theo dõi người lao động…

• Học cách sử dụng phần mềm, không phó mặc cho CNTT: Chỉ khi thực sự hiểu phần mềm, bạn mới tạo được bộ máy quản lý kho hiệu quả nhất

• Xem xét về ngân sách WMS phù hợp: Hãy xem xét về tài chính của đơn vị và khả năng chi trả khi sử dụng WMS có thoả đáng hay không. Có như vậy, bạn mới đạt được mục tiêu nhanh nhất

Lời Kết

Công ty vận tải Bắc Nam – Trường Nam Logistics đã lý giải chi tiết về hệ thống WMS ở trên. Mong rằng, quý bạn đọc đã nắm được thông tin về phần mềm. Chúng tôi muốn nhắc lại rằng, phần mềm chỉ thực sự phù hợp khi đúng yêu cầu của bạn. Vì thế, hãy luôn cân nhắc kỹ trước khi xuống tiền đầu tư nhé!

Mách bạn thêm thông tin hữu ích:

Những thay đổi của cước phí vận tải đường bộ nửa cuối năm 2024