WMS là gì? Có nên áp dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Bất kỳ một doanh nghiệp có hàng hóa cần lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Kho hàng được quản lý một cách chuyên nghiệp là cơ sở để hỗ trợ hoạt động bán hàng. Và để quản lý một lượng hàng hóa lớn như vậy thì cần đến hệ thống quản lý kho hàng WMS. Vậy WMS là gì? Hãy cùng Công ty vận chuyển hàng hóa tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này.

WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System – WMS) là một giải pháp được thiết kế nhằm hỗ trợ các hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp. Cụ thể, giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi và kiểm soát quá trình xuất nhập kho, quản lý hàng tồn, và vận chuyển, nhằm hỗ trợ các hoạt động bán hàng và đặt hàng từ nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa tất cả các quy trình quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý kho WMS, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động của kho hàng. Thêm vào đó, WMS còn hỗ trợ doanh nghiệp tối đa hóa sự sử dụng lao động, tối ưu hóa đầu tư vào nhà kho và trang thiết bị.

Hệ thống quản lý kho WMS nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống tự động thông báo số lượng tồn kho của từng sản phẩm ngay lập tức. Trước đây, người phải thủ công mang đơn đặt hàng và kiểm tra từng sản phẩm trong kho để biết tồn kho. Tuy nhiên, hiện tại, hệ thống đã thực hiện quá trình này tự động, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.

Xem thêm: Bảng giá cước vận chuyển hàng hóa 2023

Tổng hợp các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho hàng được phân loại dựa trên hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Còn nếu dựa vào cấu trúc nền tảng thì WMS sẽ được phân ra 2 loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây.

Hệ thống tích hợp và hệ thống độc lập

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường được kết hợp với hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). Các chức năng quản lý kho được liên kết với các hoạt động sản xuất, bán hàng và kế toán. Cơ sở dữ liệu của các bộ phận này được chia sẻ và tương tác với nhau. Quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của cả doanh nghiệp và từng bộ phận riêng biệt. Ví dụ, với hệ thống kho tích hợp, bạn có thể biết sản phẩm nào đang có doanh số cao để cân nhắc tăng cung.

Hệ thống quản lý kho độc lập tập trung chủ yếu vào các hoạt động của bộ phận kho. Do đó, nó thường không liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng hoặc kế toán. Với việc thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý kho, phần mềm này thường tập trung vào việc theo dõi chi tiết từng hoạt động trong kho.

Xem thêm: Các đơn vị vận chuyển hàng hóa tốt nhất mà bạn nên biết

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)

Giải pháp WMS tại chỗ là một phần mềm mua một lần và cài đặt trực tiếp trên hạ tầng máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và duy trì cả phần cứng và phần mềm. Điều này cung cấp sự kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu, nhưng cũng đồng nghĩa với việc phải trả trước một khoản chi phí lớn.

Ưu điểm

• Kiểm soát hoàn toàn quyền kiểm soát từ việc thiết kế đến phát triển các tính năng.
• Không có chi phí đăng ký, chỉ phải trả một lần cho việc cài đặt và duy trì.
• Phần mềm được triển khai trên máy tính trong doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Khó khăn để thay đổi quy mô.
• Yêu cầu đội ngũ IT nội bộ để duy trì phần mềm.
• Độ bảo mật dữ liệu thấp.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, giải pháp WMS trên đám mây là lựa chọn phù hợp về mặt chi phí đầu tư. Hệ thống WMS trên đám mây thường áp dụng phí theo đăng ký. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở máy chủ từ xa. Các hoạt động như sửa lỗi và cập nhật phần mềm hoàn toàn được nhà cung cấp xử lý.

Ưu điểm

• Trả phí dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế.
• Dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô.
• Bảo mật dữ liệu cao hơn so với hệ thống tại chỗ.
• Truy cập hệ thống trực tuyến từ bất kỳ đâu.

Nhược điểm: Không phù hợp cho doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc Nam tại Trường Nam Logistics

Những mặt lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

Lợi ích của WMS là gì là nội dung tiếp theo mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Những mặt lợi ích có thể kể đến như:

• Giảm chi phí vận hành, bao gồm chi phí kho bãi, chi phí nhân sự hoặc chi phí hư hỏng, thất thoát hàng hóa.
• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực, nhờ đó bộ phận kinh doanh có thể theo dõi dữ liệu để chủ động bán hàng.
• Chức năng cảnh báo tồn kho tồn tối thiểu để nhân viên kho lên kế hoạch nhập hàng mới.
• Việc hiểu WMS là gì sẽ giúp phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. Từ đó có thể dự báo được số lượng lao động cần có.
• Cải thiện bảo mật thông tin so với việc dùng excel, đảm bảo người dùng ngoài không thể truy cập các báo cáo quan trọng. Điều này giúp bảo mật dữ liệu, ngăn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài và ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh.

Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa toàn quốc giá rẻ, uy tín

Các chức năng trong hệ thống quản lý kho hàng WMS

Mỗi hệ thống quản lý kho của mỗi nhà cung cấp sẽ hiển thị các chức năng riêng biệt. Vậy các chức năng cần có của hệ thống WMS là gì?

Quản lý không gian lưu trữ: Hệ thống phân bổ hàng hóa một cách khoa học vào các vị trí khác nhau trong kho.

Theo dõi tồn kho: Hệ thống WMS cung cấp khả năng cập nhật số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Điều này giúp bạn theo dõi tình hình tồn kho bất cứ lúc nào, kể cả trên nền tảng đám mây (cloud WMS) qua điện thoại di động.

Quản lý nhập và xuất kho: Có khả năng thực hiện quá trình nhập và xuất kho hàng hóa thông qua việc quét mã barcode hoặc QR code.

Theo dõi đơn đặt hàng: Cập nhật thông tin đơn đặt hàng để sắp xếp và xử lý hàng hóa một cách hiệu quả.

Quản lý vận chuyển: Theo dõi lịch giao hàng của bộ phận vận chuyển và cập nhật tình trạng giao hàng của từng đơn hàng.

Quản lý nhân sự: Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên kho. Sử dụng dữ liệu lưu trữ trên hệ thống để theo dõi tiến trình xử lý công việc của từng nhân viên.

Quản lý nhiều kho: Phần mềm WMS cho phép quản lý nhiều kho trên cùng một hệ thống. Điều này bao gồm việc sắp xếp hàng hóa trong từng kho và tối ưu hóa luồng xe để tối đa hóa sự sắp xếp trong kho.

Báo cáo: Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết và cập nhật theo thời gian thực, cung cấp nguồn dữ liệu để phân tích quản lý, đưa ra chiến lược xuất nhập kho và phát hiện vấn đề để xử lý kịp thời.

Như vậy, qua bài viết của Công ty vận chuyển hàng hóa logistic chắc hẳn bạn cũng biết được WMS là gì rồi đúng không nào. Hệ thống quản lý kho hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và hoạt động kho hàng. Nó giúp các nhà quản lý logistics tiết kiệm chi phí lao động trong quá trình vận hành kho hàng. Bằng cách dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho và duyệt quản lý hàng hóa trong kho, hệ thống này cũng cung cấp những chiến lược kinh doanh thích hợp.

Xem thêm: Bảng giá vận chuyển xe hơi Bắc Nam chất lượng nhất