POA Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? A-Z Về Giấy Ủy Quyền

POA được viết tắt bằng cụm từ Power of Attorney. Dịch sang tiếng Việt, POA là gì? Đó là giấy uỷ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cho phép một cá nhân hay tổ chức hành động thay mặt người khác trong các vấn đề pháp lý và kinh doanh. Trong xuất nhập khẩu, POA là một văn bản pháp lý quan trọng, cho phép người được uỷ quyền – thường là công ty giao nhận hoặc môi giới hải quan – thực hiện các thủ tục liên quan đến lô hàng thay cho chủ hàng (nhà xuất/nhập khẩu). Tùy theo nội dung, POA có thể là vô điều kiện (toàn quyền) hoặc có điều kiện (giới hạn quyền trong trường hợp cụ thể

POA giúp chủ hàng tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro, tăng hiệu quả kinh doanh. Đồng thời là cơ sở pháp lý cho bên giao nhận hoạt động chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Có hai loại POA chính là POA riêng (áp dụng cho mục đích/lô hàng cụ thể, thời gian ngắn) và POA chung (áp dụng dài hạn, cho nhiều lô hàng). POA thường được sử dụng khi chủ hàng vắng mặt, cần bên thứ ba chuyên môn thực hiện thủ tục hải quan, hoặc cần xử lý tài chính ngân hàng.

Để lập POA, chủ hàng cần xác định nhu cầu uỷ quyền, chuẩn bị thông tin chi tiết của cả hai bên và lô hàng, soạn thảo giấy tờ theo mẫu chuẩn, ký kết và công chứng. Sau đó, POA phải được nộp đến cơ quan thẩm quyền để có hiệu lực. Khi sử dụng POA, cần lưu ý về phạm vi uỷ quyền, thời hạn hiệu lực, chọn đối tác uy tín và duy trì giám sát chặt chẽ để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro không đáng có

POA là gì?

Trong tiếng Anh, POA là viết tắt của cụm từ Power of Attorney. Khi dịch ra tiếng Việt,  POA có nghĩa là giấy uỷ quyền. Hiểu một cách đầy đủ nhất thì POA trong xuất nhập khẩu là văn bản uỷ quyền dùng để đại diện hoặc hành động thay mặt cho người khác trong lĩnh vực kinh doanh về các vấn đề riêng tư, những vấn đề liên quan đến pháp lý.

Bản chất của POA trong xuất nhập khẩu

Xét về bản chất, POA là gì trong xuất nhập khẩu? Đây hẳn là một thắc mắc lớn mà những người tìm hiểu về ngành nghề này đều đặt câu hỏi đúng không?

Về bản chất, POA là văn bản pháp lý mà theo đó, những người uỷ quyền sẽ trao quyền hạn cho người được uỷ quyền thực hiện các thủ tục hoặc những hành động liên quan đến lô hàng của mình. Người uỷ quyền trong công tác xuất nhập khẩu thường là nhà xuất, nhập khẩu.

Người được uỷ quyền thông thường là công ty giao nhận vận tải hoặc các công ty môi giới hải quan. POA trong trường hợp này được hiểu như sự cho phép hợp pháp để bên thứ 3 thay mặt doanh nghiệp xử lý các công việc liên quan đến lô hàng.

Vai trò và tầm quan trọng của POA trong chuỗi cung ứng

Bên cạnh tìm hiểu POA là gì, chúng ta cũng cần nắm bắt được vai trò của POA trong chuỗi cung ứng để ứng dụng một cách hiệu quả nhất. Có thể khẳng định chắc chắn rằng, POA đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá  trình vận hành của chuỗi cung ứng. Có POA việc vận hành mới diễn ra tốt nhất.

Cụ thể vai trò của POA trong chuỗi cung ứng như sau:

Đối với chủ hàng (nhà xuất/nhập khẩu)

• Giúp tối ưu hoá quy trình và thời gian: Có POA, các chủ hàng không cần tự xử lý những hoạt động, thủ tục hành chính phức tạp. Thay vào đó, bên thứ ba có chuyên môn sẽ đảm nhiệm công việc khai báo hải quan, nộp thuế,…

• Giảm tối đa các rủi ro, sai sót: Uỷ quyền trách nhiệm cho các bên thứ 3 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót đáng kể trong giấy tờ, khai báo. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tránh được những khoản phạt không đáng có.

• Tăng hiệu quả kinh doanh: Thủ tục được tiến hành nhanh gọn, chủ hàng sẽ có thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh chính. 

Đối với công ty giao nhận (forwarder/customs broker)

• POA là cơ sở pháp lý để thực hiện các dịch vụ 
• Đảm bảo tối đa các quyền lợi và trách nhiệm khi xử lý công việc cho chủ hàng
• POA giúp cho công ty giao nhận tăng thêm sự chuyên nghiệp, tin cậy khi làm việc theo quy trình bài bản, hiệu quả
• POA giúp công ty giao nhận giảm thiểu tất cả trường hợp tranh chấp không đáng có

Khi nào cần sử dụng giấy ủy quyền (POA)?

Khi phân tích khái niệm POA là gì, tin rằng, ai trong số chúng ta cũng đã bước đầu hình dung được trường hợp cần sử dụng giấy uỷ quyền. Đúng vậy, POA được dùng trong các trường hợp, tình huống nhất định như:

• Khi chủ hàng muốn uỷ quyền cho công ty giao nhận, công ty môi giới hải quan: Lúc này, bên thứ 3 sẽ phải chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục khai báo hải quan, thực hiện những thủ tục liên quan đến thuế và phí. Bên cạnh đó, người được uỷ quyền cũng cần phải thực hiện những quy trình kiểm tra, kiểm định, ký nhận và giải phóng hàng hoá. Ngoài ra, người được uỷ quyền cũng cần chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh

• Khi chủ hàng không có mặt: Chủ hàng không thể trực tiếp đến cửa khẩu để thực hiện các thủ tục thì cần có POA.

• Trong trường hợp chủ hàng cần đơn vị có chuyên môn đặc thù: Với những hàng hoá có quy định nhập,xuất khẩu đặc biệt thì chủ hàng bắt buộc phải uỷ quyền cho đơn vị có kinh nghiệm. Như vậy, mới có thể giảm tải sai sót, đưa hiệu quả kinh doanh đạt mức tốt nhất.

• Khi thực hiện giao dịch ngân hàng: Trường hợp sử dụng POA này không nhiều. Thế nhưng, nó lại đóng vai trò quan trọng với các chủ hàng khi xử lý tài chính

Cách thức hoạt động của POA

POA là gì? POA hoạt động thế nào? Hiện tại, trong xuất nhập khẩu có 2 loại POA phổ biến là POA có điều kiện và vô điều kiện. Cụ thể về cách thức hoạt động của POA như sau:

Cách hoạt động của POA vô điều kiện:

POA vô điều kiện là văn bản pháp lý trao tất cả các quyền hạn cho người được uỷ quyền trong mọi trường hợp và không bị giới hạn bất cứ điều kiện nào. Loại POA này thường được sử dụng trong trường hợp chủ hàng tin tưởng tuyệt đối vào người được uỷ quyền và muốn họ quản lý, giải quyết tất cả mọi vấn đề.

POA có điều kiện:

Trái ngược với POA vô điều kiện, POA có điều kiện giới hạn về quyền của người được uỷ quyền hành động, đại diện cho chủ hàng trong các trường hợp nhất định. Loại POA này được sử dụng phổ biến trong công tác xuất nhập khẩu hiện nay. Với POA có điều kiện, người uỷ quyền sẽ giữ lại các quyền liên quan đến quản lý tài sản cá nhân.

Bạn có biết vận chuyển xe ô tô trên đường bộ của đơn vị nào tốt? Tìm ngay đáp án trong bài “Top 5 đơn vị vận chuyển xe ô tô bằng đường bộ NHANH – UY TÍN – GIÁ TỐT”

Nội dung bắt buộc phải có trong một mẫu POA chuẩn

Cũng giống như các giấy tờ pháp lý khác, POA chỉ thực sự có giá trị sử dụng khi bên trong văn bản thể hiện đầy đủ các thông tin dưới đây:

• Số IRS, số an sinh xã hội hoặc số ID của nhà nhập khẩu
• Họ tên đầy đủ, hợp pháp, tên doanh nghiệp đã đăng ký 
• Khu vực pháp ký nơi công ty của bạn đã hoạt động
• Chữ ký được uỷ quyền
• Tuyên bố cho phép tất cả những người môi giới hải quan, giao nhận hàng hoá thay mặt chủ hàng giải quyết những vấn đề liên quan đến hải quan.

Chi tiết các thay đổi về cước phí vận chuyển đường bộ 2025 ở ngay trong bài viết “Bảng giá cước vận tải đường bộ 2025 Tăng hay Giảm”. Mời các bạn theo dõi!

Phân biệt các loại POA phổ biến

Trong xuất nhập khẩu, POA được phân thành 2 loại chính. Cụ thể về các loại POA là gì? Phân biệt chúng như thế nào? Các bạn có thể dựa vào các tiêu chí về phạm vi, thời hạn uỷ quyền để phân biệt. Cụ thể:

Giấy uỷ quyền riêng:

Trong tiếng Anh, POA này được định nghĩa theo các cụm từ: special/limited power of attorney. Đây là loại POA được cấp theo một mục đích, công việc, lô hàng cụ thể và duy nhất. 

Phạm vi uỷ quyền của loại POA này vô cùng hẹp. Thông thường, chủ hàng sẽ chỉ uỷ quyền khai báo hải quan hoặc chỉ cho người được uỷ quyền giải quyết những vấn đề liên quan đến thủ tục thông quan cho lô hàng…

Thời gian hiệu lực của giấy uỷ quyền thường chỉ trong thời gian ngắn. Sau khi kết thúc công việc, POA sẽ lập tức hết giá trị sử dụng. 

Xét về mức độ phổ biến, loại giấy uỷ quyền này được dùng vô cùng phổ biến trong giao dịch xuất nhập khẩu. 

Giấy uỷ quyền chung:

So với POA riêng, giấy uỷ quyền này có phạm vi uỷ quyền rộng hơn rất nhiều. Người uỷ quyền thường sẽ trao quyền thực hiện nhiều lô hàng, công việc liên quan đến xuất nhập khẩu trong thời gian dài. Thời gian hiệu lực có thể kéo dài từ 1 – 2 năm hoặc cho tới khi có thông báo chấm dứt từ 2 bên.

Giấy uỷ quyền này thường được áp dụng trong những doanh nghiệp có quan hệ đối tác thân thiết, lâu dài với đơn vị giao nhận, môi giới hải quan. 

Hướng dẫn quy trình làm và sử dụng POA (dành cho chủ hàng)

Khi hiểu POA là gì, nhiều chủ hàng cũng bước đầu thắc mắc quy trình để có POA và sử dụng giấy uỷ quyền như thế nào? Dưới đây là toàn bộ các thông tin mà chủ hàng cần nắm bắt:

Bước 1: Xác định các nhu cầu và loại POA phù hợp

Bước đầu, các chủ hàng cần phải xác định được rằng, bạn muốn uỷ quyền cho ai. Đó là công ty vận tải hay môi giới hải quan hoặc cá nhân nào? Sau đó, phạm vi uỷ quyền được áp dụng là gì?.

Xác định thời gian cho phép bên thứ 3 làm việc là bao lâu? Từ đây, các bạn sẽ xác định được loại POA phù hợp với mục đích cá nhân là POA chung hay POA riêng.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin, tài liệu 

Chủ hàng cần cung cấp các thông tin:

• Tên doanh nghiệp đây đủ
• Mã số thuế
• Địa chỉ
• Người đại diện pháp luật
• Thông tin liên hệ

Chuẩn bị thông tin của người được uỷ quyền:

• Tên đầy đủ của đơn vị
• Mã số thuế
• Người đại diện pháp luật
• Thông tin liên hệ

Các thông tin chi tiết về lô hàng: Vận đơn, tên hàng hoá, cảng đi, cảng đến…

Bước 3: Soạn thảo giấy tờ uỷ quyền

Sử dụng đúng mẫu chuẩn và có tiêu đề Giấy Uỷ Quyền. Sau đó thể hiện đủ các thông tin của các bên và nội dung uỷ quyền

Bước 4: Ký kết

Cả 2 bên uỷ quyền và người được uỷ quyền ký kết giấy tờ xác nhận trách nhiệm. Sau đó, công chứng giấy tờ.

Bước 5: Nộp tới cơ quan thẩm quyền để hợp pháp hoá 

Những lưu ý “vàng” khi sử dụng giấy ủy quyền POA

Bên cạnh những thông tin trên, khi tìm hiểu về POA là gì, thực hiện POA các chủ hàng và người được uỷ quyền nhất thiết phải để tâm tới những điều dưới đây:

• Luôn luôn phải đọc kỹ và hiểu rõ về phạm vi uỷ quyền theo đúng nhu cầu
• Nếu sử dụng POA riêng, chủ hàng cần chắc chắn rằng, giấy uỷ quyền chỉ được áp dụng cho lô hàng, công việc cụ thể và nêu rõ về thời hạn thực hiện.
• Phân biệt các quyền hạn của người được uỷ quyền.
• Lựa chọn các đối tác uỷ quyền đầy đủ các tiêu chí uy tín, giấy phép hoạt động để đảm bảo thực hiện công việc tốt. Không uỷ quyền cho các cá nhân hoặc đơn vị không chuyên nghiệp, tránh gặp các rắc rối không mong muốn
• Xác định rõ về thời hạn hiệu lực, ngày bắt đầu và ngày kết thúc
• Chủ động kiểm soát và giám sát những hợp đồng liên quan. Các chủ hàng có thể yêu cầu báo cáo, kiểm tra chứng từ hoặc thiết lập các các thức liên lạc hiệu quả
• Khi muốn chấm dứt POA trước thời hạn chủ hàng cần phải đưa ra văn bản thông báo chính thức và có xác nhận của 2 bên
• 2 bên phải lưu trữ bản gốc của POA đã ký. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các bạn giải quyết những vấn đề liên quan khi có tranh chấp

Lời Kết

Công ty vận tải Bắc Trung Nam – Trường Nam Logistics đã giải thích chi tiết POA là gì ở trên. Mong rằng, mỗi chủ hàng hay người được uỷ quyền đều nắm rõ kiến thức quan trọng và áp dụng POA hiệu quả nhất.

Bài viết hữu ích:

Vận chuyển ô tô bằng đường bộ: Đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín, giá tốt?