PO là gì trong xuất nhập khẩu? Vì sao PO lại quan trọng

Thuật ngữ PO được dùng rất phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm bắt được PO là gì trong xuất nhập khẩu? Tính ứng dụng của PO thế nào? Nếu bạn cũng đang thắc mắc về những vấn đề này, hãy cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu nhé!

PO là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong tiếng Anh, PO là viết tắt của cụm từ Purchase Order. Khi dịch ra tiếng Việt nó được hiểu đơn giản là Đơn đặt hàng. Trong xuất nhập khẩu, PO được biết tới là một chứng từ vô cùng quan trọng. 

Nó đóng vai trò hệt như một bản hợp đồng thương mại giữa 2 bên mua và bán. Trong PO ghi rõ ràng những thông tin về số lượng, giá trị hàng hoá, thời gian giao hàng lẫn những điều kiện, thanh toán khác…

Chứng từ PO có tính ràng buộc pháp lý cao. Khi đã ký kết PO được xem là một tài liệu giúp 2 bên kiểm tra mọi thông tin đơn đặt hàng dễ dàng và minh bạch hơn

Đọc thêm: Dịch vụ vận chuyển xe ô tô của đơn vị nào tốt, giá ưu đãi nhất?

Nội dung trên PO bao gồm những gì?

Thông qua khái niệm PO là gì trong xuất nhập khẩu tin rằng bạn đã biết sơ bộ về nội dung trong PO. Đúng vậy, PO giữ vai trò như một hợp đồng mua bán nên nội dung trong PO sẽ thể hiện đầy đủ các thông tin của 2 bên bán – mua cùng với hàng hoá, hình thức thanh toán…

Cụ thể:

Trong một phiếu PO sẽ gồm có:

• Số đơn đặt hàng và ngày đặt (Number and date)
• Thông tin người bán/Thông tin người mua (Seller/Buyer)
• Các mô tả về sản phẩm/hàng hoá
• Số lượng hàng hoá (Quantity)
• Phẩm cấp hàng hoá và các thông số kỹ thuật (Specifications/Quality)
• Đơn giá (Unit Price)
• Tổng giá trị hợp đồng là bao nhiêu (Total amount)
• Điều kiện thanh toán (Payment terms)
• Các điều kiện giao hàng (Incorterms)
• Chữ ký (Signature)

Mục đích chính của doanh nghiệp khi sử dụng Po là gì?

Mục đích mà các doanh nghiệp sử dụng PO là gì trong xuất nhập khẩu? Đây cũng là một thắc mắc lớn mà rất nhiều người đặt ra khi tìm hiểu về PO. Trên thực tế, việc sử dụng PO đem lại rất nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

• Giúp doanh nghiệp truyền đạt được các thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hoá cần mua tới đơn vị hợp tác. Các thông tin này sẽ bao gồm cụ thể kích thước, mẫu mã lẫn số lượng
• Thông tin trong PO sẽ giúp cho doanh nghiệp thể hiện rõ đơn hàng và quản lý mọi thứ dễ dàng, hiệu quả hơn
• PO là tài liệu, chứng từ xác thực việc mua bán hàng hoá. Giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong vấn đề ghi chép chi phí. Khi các bên cơ quan thuế hay kiểm toán qua kiểm tra, PO cũng giúp bạn quản lý và khai báo tốt hơn.
• Giá trị hợp lý của PO đã được kiểm chứng. Vậy nên, quyền lợi của doanh nghiệp lẫn người mua đều được đảm bảo tối đa
• Trong quá trình đặt hàng, PO sẽ giúp cho doanh nghiệp mua bán nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn nhiều lần.

Quy trình sử dụng PO

Quy trình sử dụng PO trong xuất nhập khẩu là gì? Có khó hiểu không? Có thể khẳng định rằng, tuỳ vào từng loại hình kinh doanh cụ thể mà việc sử dụng PO dễ hay khó. Về cơ bản, quy trình sử dụng PO sẽ diễn ra theo các bước chính là:

Bước 1: Phía bên người mua hàng sẽ tìm hiểu và đưa đến quyết định mua sản phẩm, dịch vụ nào đó của doanh nghiệp

Bước 2: Khi người mua tới đặt vấn đề với doanh nghiệp, họ sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.

Bước 3: Khi nhận PO, doanh nghiệp cần xác nhận lại một lần nữa với bên mua hàng xem có thể đáp ứng tốt các điều kiện đặt hàng hay không. Trường hợp, nếu doanh nghiệp không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì phần PO lập trước đó sẽ bị huỷ và ngược lại.

Bước 4: Trong trường hợp, bên bán đã xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ thực hiện quá trình chuẩn bị đơn hàng dựa theo lượng đơn hàng có trong kho. Nếu không có sẵn, họ sẽ phải lên lịch sản xuất để đảm bảo tốt tiêu chí cung cấp đủ số hàng mà người mua yêu cầu.

Bước 5: Bên bán sẽ nhờ thêm đơn vị vận chuyển chuyển số hàng theo đơn PO

Bước 6: Bên bán thực hiện lập hoá đơn đặt hàng và giao hàng tới bên mua.

Invoice và PO có gì giống và nhau khác?

Liên quan tới vấn đề PO là gì trong xuất nhập khẩu, nhiều người còn đặt thắc mắc rằng PO và Invoice có giống nhau không? Điểm khác biệt giữa Invoice và Po là gì? Trên thực tế, cả 2 hình thức chứng từ này đều là những tài liệu có tính ràng buộc cao về pháp lý. Nó là chứng từ cho thấy sự trao đổi giữa người mua và người bán.

Cả Invoice và PO đều kết nối được với nhau vì đơn đặt hàng dùng để tạo hoá đơn. HƠn nữa, chúng sẽ làm tài liệu bổ sung cho nhau để người mua, bán có thể tham khảo những hàng hóa đã mua.

Các điểm khác nhau giữa Invoice và PO là:

Các loại PO các doanh nghiệp thường gặp

Đối với những công ty vận chuyển Bắc Nam, các loại PO có lẽ là điều dễ hiểu và thường được dùng trong công việc hàng ngày. Cụ thể về các loại PO như sau:

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (PO)

Đây là loại đơn đặt hàng tiêu chuẩn mà đại đa số chúng ta vẫn thường biết tới. Các doanh nghiệp thường sử dụng loại đơn này với đơn đặt hàng một lần. Loại đơn này không thường xuyên được sử dụng với những đơn đặt hàng nhiều lần.

Đơn đặt hàng theo kế hoạch (PPO – Planned purchase order)

Là những loại đơn đặt hàng có mức độ chi tiết hệt như một đơn đặt hàng tiêu chuẩn, nhưng nó gồm ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cụ thể. Đối với những đơn hàng này, thời điểm phát luôn là một yếu tố được coi trọng hơn cả.

Đơn đặt hàng dài hạn (BPO – Blanket purchase order)

Loại đơn đặt hàng này có sự thoả thuận cụ thể giữa người mua và bên cung cấp hàng. Sự thoả thuận này đạt thống nhất về số lượng mặt hàng và thời gian giao hàng cụ thể. Nó khá giống với PPO nhưng số lượng mặt hàng được đặt chưa xác định.

Đơn đặt hàng theo hợp đồng (CPO – Contract purchase orders)

Là loại đơn chỉ được đặt khi có hợp đồng ký kết và xác định từ trước. Điều kiện thương lượng trong hợp đồng phải được sự đồng ý của doanh nghiệp cùng nhà cung cấp. Về cơ bản, CPO là một dạng đơn hàng được đặt theo nội dung của bản hợp đồng đã ký kết và tuân thủ mọi chi tiết được quy định trong đó.

Các xe chuyên chở ô tô hay công ty làm dịch vụ thường xuyên tiếp cận với loại đơn PO. Vậy nên, nếu bạn không phải là người trong ngành thì nhất thiết phải có sự tìm hiểu kỹ trước khi đưa ra quyết định sử dụng hình thức PO nào.

Trên đây là những thông tin lý giải PO là gì trong xuất nhập khẩu. Tin rằng, bạn đã nắm được đáp án và có dự tính tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Thường xuyên truy cập website của chúng tôi để đọc thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!

Bài viết hữu ích:
Dat là gì? A – Z các quy định về Dat bạn cần biết