Phiếu EIR là gì? Tầm quan trọng trong xuất nhập khẩu

Chập chững bước chân vào ngành Logistics, không ít người đã gặp khó khăn khi tìm hiểu phiếu EIR là gì? Vai trò của loại phiếu này trong vận tải thế nào? 

Trên thực tế, phiếu EIR được hiểu là một loại tài liệu quan trọng trong chuỗi cung ứng Logistics. Phiếu EIR giữ vai trò ghi nhận tất cả tình trạng của một container đang trong quá trình giao nhận từ công ty vận tải, cảng biển và đích đến nhà kho. Trong phiếu EIR sẽ bao gồm tất cả những thông tin liên quan đến số phiếu, số hiệu container, tình trạng container và những phụ kiện đi kèm.

Ngoài ra, trong phiếu EIR cũng sẽ bao gồm thông tin về ngày giờ và chữ ký của tất cả những người tham gia quá trình giao nhận hàng hoá. Loại phiếu này rất cần thiết trong quá trình vận tải. Bởi chỉ có nó hàng hoá mới có thể tham gia vào những hoạt động vận chuyển, nhập và xuất khẩu.

Phiếu EIR cũng giữ nhiều vai trò quan trọng khác như làm bằng chứng giao nhận container, hỗ trợ tất cả các vấn đề liên quan đến tranh chấp, khiếu nại container. Đối với các mặt hàng nhập khẩu, EIR là phiếu xác nhận thanh toán các loại phí nâng container từ bãi lên xe. Với những mặt hàng xuất khẩu, dựa vào EIR doanh nghiệp có thể tính toán được phí nâng container từ xe xuống bãi.

Mẫu phiếu EIR có thể linh hoạt thay đổi dựa theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Thế nhưng, chung quy lại trong phiếu EIR luôn bao gồm tiêu đề, thông tin về chủ hàng, container thời gian giao nhận cùng với chữ ký.

Các doanh nghiệp có thể lập phiếu EIR ở dạng bản giấy hoặc điện tử. Ngày nay, các doanh nghiệp vận chuyển xe ô tô bằng đường bộ, đường biển đều lập phiếu EIR điện tử. Bởi nó có tính linh hoạt cao, bạn có thể gửi qua mail, ứng dụng di động một cách dễ dàng, tiết kiệm. 

Phiếu EIR là gì?

Khi bàn về khái niệm phiếu EIR là gì, các chuyên gia trong ngành khuyến khích bạn nên đọc nhiều tài liệu tiếng Anh về EIR. Trong tiếng Anh, EIR là từ viết tắt của cụm Equipment Interchange Receipt. Khi dịch ra tiếng Việt nó có nghĩa là phiếu giao nhận Container. 

Phiếu EIR là một tài liệu quan trọng trong quá trình Logistics. Tài liệu này giữ vai trò ghi chép container và những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Các loại hàng hoá muốn nhập, xuất khẩu đều phải có phiếu EIR. Khi container vận chuyển bất chợt gặp sự cố, bị hư hại thì chủ sở hữu container phải dựa vào những thông tin trên phiếu EIR để xác định và thỏa thuận bồi thường, chịu trách nhiệm…

Các thông tin nhất thiết phải có trên phiếu giao nhận Container gồm:

• Tên công ty vận tải
• Số phiếu EIR
• Số hiệu container
• Kích thước và các loại container được áp dụng
• Tình trạng container thế nào: sạch, bẩn, hư hỏng…
• Tất cả những phụ kiện đi kèm như ổ khoá, dây đai, niêm phong
• Thông tin về ngày giờ giao nhận
• Tên cùng với chữ ký của người giao nhận

Vai trò quan trọng của phiếu EIR trong xuất nhập khẩu

Vai trò của phiếu EIR là gì trong xuất nhập khẩu? Đây cũng là một câu hỏi lớn mà rất nhiều bạn mới vào ngành Logistics thắc mắc. Trên thực tế, không phải ngẫu nhiên mà các đơn vị vận chuyển hàng hoá Logisitics đều nhắc nhở nhân viên phải xem xét nhiều về phiếu EIR.

EIR giữ vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu, cụ thể:

• Là bằng chứng giao nhận: EIR thể hiện việc trao đổi container giữa các bên liên quan trong chuỗi Logistics

• Cơ sở để kiểm tra, đánh giá container: Dựa vào phiếu EIR các bên liên quan có thể đánh giá thực tế tình trạng container. Đồng thời, họ cũng sẽ dựa vào đó để xác định những trách nhiệm liên quan trong trường hợp container bị mất hay hư hại.

• Hỗ trợ xử lý tranh chấp, khiếu nại: Các thông tin trong phiếu EIR phản ánh đầy đủ tình trạng container cho các bên liên quan. Vì thế, khi xảy ra các trường hợp tranh chấp, các bên có thể căn cứ vào EIR để khiếu nại, giải quyết vấn đề.

• Cơ sở tính toán chi phí, bồi thường thiệt hại: Phiếu EIR được sử dụng rất nhiều trong quá trình tính toán phí vận chuyển, bồi thường thiệt hại container. 

• Đối với hàng nhập khẩu: Phiếu EIR giúp chủ hàng xác nhận thanh toán tiền nâng container từ bãi lên xe

• Với hàng xuất khẩu: Chủ hàng xác nhận việc thanh toán phí nâng hạ container qua phiếu EIR.

Có bao nhiêu loại phiếu EIR?

Thông thường, các doanh nghiệp tham gia quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá đều sử dụng phiếu EIR tiêu chuẩn. Tuy nhiên, trên thực tế, có tới 3 loại phiếu EIR như sau:

• Empty EIR: Loại phiếu này được cấp cho những container rỗng được giao cho cảng, bãi hoặc nhận từ chủ tàu. Phiếu EIR trong trường hợp này được dùng để xác nhận tình trạng rỗng của container.

• Loaded EIR: Được dùng trong trường hợp container chứa hàng hoá được giao nhận. Trong phiếu bao gồm đầy đủ các thông tin về tình trạng của container, hàng hoá bên trong và chủ sở hữu.

• EIR điện tử: Là phiên bản điện tử của phiếu EIR giúp cho các bên liên quan có thể đơn giản hoá quá trình giao nhận container. Loại phiếu này trong ngành vận chuyển ô tô bằng đường bộ không được sử dụng.

Mẫu phiếu EIR chuẩn: Hoàn thiện và dễ sử dụng nhất

Thông tin về các mẫu phiếu EIR là gì trên các phương tiện truyền thông rất nhiều. Dựa theo kinh nghiệm của các chuyên gia trong ngành thì mỗi một doanh nghiệp đều có thể chủ động thiết kế mẫu EIR theo yêu cầu riêng. 

Tuy nhiên, tất cả các mẫu phiếu EIR đều phải tuân thủ đúng cấu trúc tiêu chuẩn gồm:

• Phần tiêu đề bao gồm tất cả các biểu tượng, tên chứng từ và những số hiệu liên quan
• Thông tin về chủ hàng 
• Thông tin về container như số hiệu, kích thước, vị trí, cảng dỡ, tên tàu…
• Tình trạng của container được mô tả bằng hình vẽ, mã số quy ước cùng ghi chú
• Thông tin về thời gian giao nhận hàng hoá
• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Phiếu EIR có bao nhiêu liên và vai trò của từng liên

Trước đây, phiếu EIR thường được tạo lập dưới dạng bản giấy truyền thống. Hiện tại, phiếu EIR điện tử được sử dụng nhiều và phổ biến hơn. Phiếu thường được chuyển qua email hoặc những ứng dụng di động khác. Điều này giúp cho các bên liên quan dễ dàng tiếp nhận, tiết kiệm thời gian xử lý hàng hoá.

Thông thường, phiếu EIR sẽ có 3 liên lần lượt là:

• Liên 1: Bản gốc phiếu EIR. Vai trò của liên 1 là cấp cho biên giao nhận hoặc bên vận chuyển để xác nhận quá trình giao nhận container. Đây là cơ sở chính để các bên liên quan dễ dàng giải quyết tất cả những vấn đề liên quan đến container trong quá trình Logistics. Bản gốc phiếu EIR này sẽ được lưu trữ cẩn thận và được dùng để đối chiếu khi phát sinh những vấn đề liên quan.

• Liên 2: Liên lưu – Đây là liên EIR được lưu giữ tại cảng hoặc bãi container. Các công ty cảng hoặc chủ bãi container có thể tiến hành theo dõi và kiểm tra những thông tin liên quan đến container trong quá trình giao nhận một cách dễ dàng nhất.

• Liên 3: Liên giao nhận. Lúc này, vai trò của phiếu EIR là gì? Đối với liên 3, EIR được cấp cho bên nhận container và giữ vai trò là minh chứng xác thực nhận container trong tình trạng đúng như trên phiếu. Bên nhận container có thể sử dụng phiếu EIR này để đối chiếu trực tiếp khi nhận container từ cảng về.

Hướng dẫn chi tiết cách lấy và khai báo phiếu EIR

Việc lấy và khai báo phiếu EIR không quá khó nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ của mỗi một người thực hiện. Vì thế, khi bạn muốn lấy và khai báo EIR nhất thiết phải lần lượt thực hiện các bước dưới đây:

Bước 1: Kiểm tra cẩn thận tình trạng của container khi tiến hành giao nhận. Số hiệu, kích thước, loại, tình trạng container sạch, bẩn… tất cả đều phải được ghi chép chi tiết trong phiếu EIR.

Bước 2: Ghi chép thông tin đã kiểm tra vào phiếu EIR bản giấy và bản điện tử. Trong trường hợp phát hiện hư hại hoặc không khớp với EIR thì nhất thiết phải đề cập rõ ràng vị trí và mức độ hư hỏng.

Bước 3: Ký tên và ghi rõ ngày, giờ 2 bên giao nhận lên phiếu EIR. Trong trường hợp, người dùng sử dụng phiếu giấy thì cần in 2 bản và giao cho người nhận. Nếu sử dụng EIR điện tử thì phải gửi phiếu đã công chứng qua email cho người nhận.

Bước 4: Khi phiếu EIR đã được lập thì phải lưu trữ cẩn thận để tiện cho việc kiểm tra, đánh giá và giải quyết các trường hợp phát sinh sau này.

Các thuật ngữ thường gặp liên quan đến phiếu EIR

Liên quan đến chủ đề phiếu EIR là gì, bạn cũng cần tìm hiểu một vài thuật ngữ liên quan dưới đây để hiểu sâu hơn về EIR:

• Container: Là thuật ngữ dùng để chỉ thùng chứa hàng hoá. Loại thùng chứa này được dùng nhiều trong vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ, đường biển và đường sắt. Trong EIR, thông tin của container rỗng, đầy hàng hoá hay hư hỏng đều được nêu rõ.

• Interchange: Thuật ngữ chỉ hành động chuyển giao container từ bên này sang bên khác. Ví dụ như chuyển từ tàu sang bãi container, chuyển hàng hoá từ xe tải đến cảng… Trong phiếu EIR, khi 2 bên giao nhận sẽ có chữ ký xác nhận đã chuyển giao container.

• Empty: Được hiểu là container rỗng, không chứa hàng hoá. Trong EIR, nó sẽ được ghi là container không chứa hàng hoá và được dùng cho mục đích chuyển giao container từ bãi container hoặc cảng

• Loaded: Là loại container chứa hàng hoá bên trong

• Seal: Hiểu đơn giản là niêm phong. Trong EIR, các thông tin liên quan đến seal như số seal, tình trạng seal khi giao nhận sẽ được ghi rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng các container không bị mở ra khi chưa được phép.

Quy trình cấp lại phiếu EIR khi bị mất hoặc hư hỏng

Khi bạn chưa nắm rõ phiếu EIR là gì và lỡ tay làm mất thì đừng quá lo lắng. Bạn có thể xin cấp lại phiếu với quy trình chuẩn dưới đây:

Bước 1: Thông báo và yêu cầu giữ container hàng hoá ngay khi phát hiện bị mất phiếu EIR. Sau đó, làm đơn xin cấp lại phiếu tại Trực ban sản xuất cảng. Bạn chỉ cần tới Trực ban cung cấp CCCD và điền thông tin theo mẫu được cấp. Hãy lưu ý rằng, bạn không cần yêu cầu công ty đóng dấu hay ký tên. Bởi quá trình này luôn được thực hiện với mục đích đẩy nhanh tiến độ, không làm mất hàng, không xảy ra trường hợp bị mất cắp container.

Bước 2: Xin xác nhận từ hải quan giám sát cổng rằng “Container chưa qua bộ phận giám sát”. 

Bước 3: Sau khi đã có xác nhận từ hải quan hãy yêu cầu Trực ban sản xuất cảng mở kho và cấp lại phiếu EIR. Tiếp đến, hãy đưa công văn được cấp đến Thương vụ cảng để in lại phiếu EIR mới và hoàn tất quy trình như thường lệ.

Công ty vận tải Bắc Nam – Trường Nam Logistics khẳng định, phiếu EIR đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình giao nhận container. Vì thế, việc hiểu phiếu EIR là gì, giữ phiếu và xin cấp lại EIR là điều vô cùng cần thiết. 

Bài viết hữu ích:

Chi tiết bảng giá cước vận tải đường bộ năm 2024