Invoice Packing List Là Gì? Chứng Từ Quan Trọng Bạn Nên Biết

Tất cả những ai muốn kinh doanh tốt lĩnh vực Logistics đều phải hiểu khái niệm Invoice Packing List là gì. Bởi đây là một chứng từ vô cùng quan trọng và có sự ảnh hưởng lớn đến sự phát triển, hoàn thiện của dịch vụ công ty. Ở bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về Invoice packing list và tầm quan trọng của nó nhé!

Invoice Packing List là gì?

Để giúp bạn đọc hiểu được khái niệm Invoice packing list là gì, Trường Nam Logistics sẽ làm rõ lần lượt Invoice và Packing list, mời bạn theo dõi:

Invoice là gì?

Invoice được hiểu đơn giản là tên gọi của hoá đơn thương mại. Đây vốn là một chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Trong khai báo hải quan tất cả các bên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đều phải có Invoice trong hồ sơ khai báo. Có nó thì các đơn vị mới thực hiện tốt các công đoạn thanh toán, đóng thuế và khai báo hải quan.

Invoice không giống như những hoá đơn bán hàng thông thường trong nước. Hoá đơn thương mại này được lập theo form của người bán. Trên hoá đơn có đầy đủ các thông tin dựa theo quy định. Ở thời điểm hiện tại có 2 loại hoá đơn Invoice là:

• Proforma invoice: Là loại hoá đơn chiếu lệ, không có giá trị thanh toán và tính pháp lý. Người bán có thể chỉnh sửa hoá đơn này

• Commercial invoice: Là loại hoá đơn thương mại, có giá trị thanh toán và mang tính chất pháp lý cao. Các cơ quan hải quan sẽ nhìn vào hoá đơn này để xác định thuế cũng như những thủ tục mà bạn cần làm.

Packing List là gì?

Packing list được hiểu đơn giản là phiếu đóng gói/bảng lương hoặc phiếu chi tiết hàng hoá. Trên Packing list thể hiện rõ, các mặt hàng mà người bán đã bán cho mọi người. Người mua có thể thông qua phiếu này để kiểm tra, đối chiếu xem tính phù hợp của nó thế nào.

Thông thường, trên Packing list thường đã gồm:

• Thông tin về số lượng hàng
• Phương thức đóng gói

Trên Packing list không bao gồm giá trị lô hàng.

Hiện tại, có 3 loại Packing list được dùng nhiều nhất là:

• Detailed Packing list
• Neutral packing list
• Packing and Weight list

Mối quan hệ giữa Invoice và Packing List là gì?

Hiểu về khái niệm Invoice Packing list thôi chưa đủ, các bạn cần phải nắm được mối quan hệ giữa chúng. Có như vậy mới hiểu sâu sắc được tầm quan trọng của Invoice Packing List. Giữa Invoice và Packing List là sợi dây liên kết chặt chẽ.

Nếu như Invoice là chứng từ nêu rõ giá trị lô hàng thì Packing list lại là giấy tờ thể hiện các loại hàng hoá bên trong được đóng gói thế nào. Nhờ vậy, người mua, người bán cùng với bên thứ 3 có thể nhẩm tính được lượng hàng trong container bao nhiêu. Từ đó, họ có thể tính toán được phương tiện vận tải nào phù hợp với yêu cầu đó. Không chỉ vậy, họ còn tính được những vấn đề liên quan khác.

Vai trò của Invoice Packing List trong xuất nhập khẩu

Trong xuất nhập khẩu, vai trò của Invoice Packing List là gì? Có thể khẳng định rằng, Invoice Packing List trong lĩnh vực này đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể:

• Giúp khai báo hải quan: Nhân viên hải quan luôn yêu cầu hoá đơn thương mại để biết giá cả hàng hoá và tính thuế xuất nhập khẩu cùng với các thủ tục liên quan
• Thanh toán: Tất cả các hoá đơn hợp lệ đều thực hiện tốt vai trò thông báo tới người mua nghĩa vụ thanh toán cho người bán.

• Đóng bảo hiểm: Giá được đề cập trên invoice sẽ giúp cho việc tính bảo hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hoá tốt hơn.

• Thông quan lô hàng: Không có packing list thì hải quan sẽ không cho doanh nghiệp thông quan các lô hàng vận chuyển. 

• Chủ động trong mọi trường hợp: Nhìn vào invoice và packing list, các doanh nghiệp có thể chủ động xử lý trong mọi tình huống bất ngờ

Có thể đưa ra kết luận rằng, invoice trong xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng khi giao dịch hàng hoá. Tất cả mọi vấn đề được thảo luận và tỉ mỉ sẽ góp phần giúp cho việc giao dịch diễn ra tốt hơn. Trong khi đó, phiếu Packing list lại hỗ trợ doanh nghiệp được thông quan lô hàng hợp pháp. Nếu sai lầm về chứng từ Packing list thì doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu rất nhiều tổn thất lớn.

Nội dung của một Packing List thường có

Các đơn vị vận chuyển hàng hóa luôn nhắc nhở nhân viên phải nắm rõ nội dung trên một Packing List. Để từ đó có thể đối chiếu và kiểm tra hàng hoá một cách tốt nhất. Nội dung chính trên Packing list thường gồm có:

• Các thông tin liên quan đến công ty: Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của công ty
• Số và ngày đóng gói hàng hoá
• Tên, địa chỉ, số điện thoại của người mua hàng
• Ref No: Tất cả những thông tin liên quan đến số lượng đơn hàng, thành phần trong kiện hàng
• Cảng bốc hàng
• Cảng đến
• Số chuyến cũng như tên tàu vận chuyển
• Ngày dự kiến tàu khởi hành
• Tên, ký hiệu và mã hiểu sản phẩm
• Số lượng hàng hoá dựa theo mỗi đơn vị
• Số lượng kiện, thùng cùng với hộp đóng gói
• Trọng lượng tịnh của lô hàng
• Trọng lượng tổng kiện hàng

Cách sử dụng Invoice Packing List

Ngoài tìm hiểu khái niệm Invoice Packing List thì các bạn có ý định cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa Logistic nên hiểu sâu hơn về cách sử dụng loại chứng từ này nhé! Cụ thể về cách sử dụng như sau:

Lập và xuất Invoice

Một Invoice thường gồm có các nội dung sau:

• Tên chứng từ là gì, mã số bao nhiêu, ngày lập là ngày tháng năm nào
• Thông tin người nhập hàng và người xuất khẩu
• Thông tin của đơn vị trung gian
• Phương tiện và số booking thế nào
• Số container và số seal
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
• Mô tả về hàng hoá như tên hàng, số lượng và đơn giá
• Tổng giá trị bằng số và chữ

Cụ thể các bước lập và xuất Invoice như sau:

Bước 1: Các bạn cần phải xác định invoice cần lập

Bước 2: Cần điền đầy đủ nội dung của Invoice. Nội dung Invoice phải gồm đầy đủ các thông tin mà chúng tôi đề cập trên

Bước 3: Người lập Invoice cần phải kiểm tra lại thông tin trên chứng từ. Đây được xem là một bước vô cùng quan trọng mà không phải người nào cũng nắm rõ. Vì thế, các bạn cần phải dành thời gian nghiền ngẫm để tránh những lỗi sai không đáng có nhé!

Bước 4: Tiến hành ký số và xuất Invoice

Lập danh sách đóng gói

Packing List thường có mẫu sẵn. Do đó, nếu bạn là người thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hoá Bắc Nam hoặc đi nơi khác mà không có kinh nghiệm thì căn cứ vào mẫu để lập Packing nhé!

Khi lập Packing List, người lập cần phải điền đầy đủ nội dung của chứng từ. Đồng thời, các bạn cần phải đặc biệt quan tâm tới:

• Số, ngày lập
• Tên và mã hàng hoá
• Đơn vị tính, số lượng cũng như trọng lượng hàng hoá
• Quy cách đóng gói cùng với kích thước kiện hàng
• Thông tin của người bán và người mua

Kết luận

Trên đây là các chia sẻ cụ thể của cty vận tải Bắc Nam – Trường Nam Logistics về Invoice Packing List là gì? Nếu bạn muốn hiểu chi tiết hơn về loại chứng từ này, hãy đến đơn vị để được tư vấn cụ thể hơn nhé! Trường Nam Logistics luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ nhu cầu của khách hàng!

Bài viết hữu ích:

[Mới Cập Nhật] Bảng giá cước vận chuyển hàng hóa năm 2024