Cách Ghi Thông Tin Gửi Hàng Chính Xác, Nhanh Chóng

Việc ghi thông tin gửi hàng chính xác đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo hàng hóa đến đúng người, đúng địa chỉ, tránh thất lạc và tiết kiệm thời gian, chi phí.  Vì thế, Trường Nam Logistics luôn nhấn mạnh người gửi hàng cần biết cách ghi thông tin gửi hàng chính xác, rõ ràng họ tên, số điện thoại, địa chỉ, ghi chú thời gian nhận hàng. 

Ngoài việc điền thông tin đầy đủ, người gửi cần lưu ý đến cách dán phiếu gửi hàng: chọn bề mặt phẳng, sạch, sử dụng băng dính trong, tránh che thông tin quan trọng. Các lỗi sai mà khách hàng cần tránh khi ghi thông tin gửi hàng gồm: sai số điện thoại, địa chỉ, dùng ngôn ngữ địa phương, thiếu thông tin hàng hóa. Cách khắc phục tốt nhất là cẩn thận, chủ động liên hệ người nhận để xác minh và trao đổi rõ ràng với đơn vị vận chuyển.

Trường Nam Logistics hiện đang là đơn vị vận chuyển uy tín và được nhiều khách hàng ủng hộ. Thế mạnh của đơn vị là có mạng lưới văn phòng toàn quốc, đội ngũ nhân viên tận tâm và hệ thống xe chuyên dụng phong phú. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ vận chuyển như chuyển phát nhanh, vận chuyển hàng quá khổ. Giá dịch vụ được đơn vị công khai, minh bạch và cam kết cạnh tranh nhất cho quý khách.

Tại sao ghi thông tin gửi hàng chính xác lại quan trọng?

Trước khi đi chi tiết về cách ghi thông tin gửi hàng chính xác, hãy cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu vì sao đây là công đoạn quan trọng nhé! Tất cả các đơn vị vận chuyển ô tô, tàu thuỷ đều nhắc nhở khách hàng phải ghi thông tin cụ thể, rõ ràng. Bởi lẽ, chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong:

• Công tác đảm bảo hàng hoá được giao đúng địa chỉ: Việc ghi đúng thông tin địa chỉ, người nhận, số điện thoại liên lạc chuẩn xác giúp đơn vị vận chuyển gửi hàng đến đúng người, đúng địa điểm. Từ đó, hạn chế các tình trạng bị thất lạc hàng hoá và không giao đúng địa điểm gây mất thời gian cho cả 2 bên
• Tiết kiệm chi phí và thời gian giao hàng: Xét trong trường hợp thông tin bị sai lệch, quá trình giao hàng bao giờ cũng sẽ bị trì hoãn. Bởi, phía nhân viên giao hàng sẽ phải liên hệ với người nhận để xác nhận địa chỉ nhận đúng chuẩn. Điều này vừa gây bức bối cho người gửi và người nhận vừa làm tăng chi phí vận chuyển của đơn hàng. Trong một số trường hợp, hàng còn bị hoàn trả lại.
• Hạn chế các rủi ro, hư hỏng hàng hoá: Các thông tin được ghi rõ ràng, chính xác sẽ giúp đơn vị vận chuyển liên hệ tới người nhận một cách nhanh chóng. Trong các trường hợp có vấn đề, họ cũng sẽ đưa ra phương án giải quyết hợp lý nhất. Từ đó, giảm thiểu các nguy cơ hàng hoá bị hư hỏng, mất cắp…

Trường Nam Logistics – Đối tác vận chuyển tin cậy, luôn đồng hành cùng quý khách

Ở thị trường hiện tại có vô vàn đơn vị vận chuyển hàng hoá nhưng Trường Nam Logistics lại liên tục nhận được sự ủng hộ của đông đảo khách hàng. Cty vận tải Bắc Nam đã có hơn 15 năm hoạt động trong ngành. Chúng tôi không chỉ cung cấp đa dạng các dịch vụ vận chuyển mà còn liên tục tối ưu quy trình, chi phí. Từ đó, giúp cho khách hàng có được những trải nghiệm tuyệt vời khi dùng dịch vụ tại Trường Nam Logistics.

Các ưu điểm vượt trội của Trường Nam Logistics là:

• Dày dặn kinh nghiệm vận chuyển và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động
• Có mạng lưới văn phòng rộng khắp cả nước
• Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm và trách nhiệm với nghề. Nhân viên sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tận tình
• Giá dịch vụ minh bạch, công khai và rõ ràng với quý khách ngay từ đầu
• Cam kết về thời gian, an toàn hàng hoá: Đảm bảo giao hàng đúng hẹn và an toàn 
• Đội ngũ xe chuyên dụng, xe cứu hộ đa dạng về chủng loại cũng như số lượng

Hiện tại, toàn bộ các dịch vụ tại đơn vị đều  được triển khai với mức giá siêu ưu đãi. Quý khách nhanh tay liên hệ tới đơn vị theo các kênh thông tin dưới đây để được tư vấn tận tình nhé!

Các thông tin cần thiết không thể bỏ qua khi gửi hàng

Cách ghi thông tin gửi hàng với các nội dung quan trọng không thể bỏ lỡ như sau:

Thông tin người nhận

Đây là những thông tin then chốt quyết định hàng hoá có được giao tới đúng người hay không. Các thông tin mà người gửi cần phải cung cấp cho đơn vị vận chuyển gồm:

• Họ và tên đầy đủ của người nhận 
• Số điện thoại của người nhận hàng. Số điện thoại này phải đảm bảo liên lạc được
• Địa chỉ nhận hàng chi tiết ngõ, hẻm, tên đường, phố, tỉnh thành. 

Ngoài những thông tin trên, cách ghi thông tin gửi hàng hữu hiệu nhất là các bạn nên note thêm nội dung: giao giờ hành chính hay ngoài giờ hành chính. Hoặc lưu ý thêm về địa điểm nhận hàng của người nhận để đơn vị giao nhanh nhất

Mách bạn các thay đổi về cước phí vận tải đường bộ năm 2025 “[Mới Cập Nhật] Bảng giá cước vận tải đường bộ năm 2025”

Thông tin hàng hóa

Các thông tin về hàng hoá cũng cần được cập nhật đầy đủ trong phiếu gửi hàng. Dựa vào những thông tin này, đơn vị vận chuyển sẽ xác định được phương án vận chuyển, đóng gói… Để từ đó, đảm bảo rằng hàng hoá không bị hư hỏng, rơi vỡ hay thất lạc trong quá trình vận chuyển.

Các chuyên gia trong ngành mách về cách ghi thông tin gửi hàng rằng, phải đều cập đầy đủ:

• Tên hàng hoá: Người gửi cần mô tả rõ ràng loại hàng hoá mà bạn muốn gửi tới người nhận là đồ điện tử, sách, quần áo hay mỹ phẩm…
• Số lượng hàng hoá
• Khối lượng thực tế của kiện hàng là bao nhiêu
• Kích thước thực tế của kiện hàng. Thông số này giúp bạn định hình được cước phí vận chuyển là bao nhiêu
• Giá trị ước tính của hàng hoá. Từ đó, có phương án bảo hiểm phù hợp với hàng hoá có giá trị cao và xử lý đền bù hiệu quả khi có sự cố
• Ghi thêm các yêu cầu như hàng dễ vỡ, bảo quản nhiệt độ thường hay không xếp chồng… tuỳ theo nhu cầu vận chuyển hàng hoá của bạn

Các mục thông tin quan trọng trên phiếu gửi hàng của Trường Nam Logistics

Thông tin trên phiếu gửi hàng cũng là điều mà bạn cần quan trọng trong cách ghi thông tin gửi hàng. Ở Trường Nam Logistics, các nhân viên luôn vạch rõ những mục thông tin dưới đây đặc biệt quan trọng và quý khách cần phải điền đầy đủ:

• Mã vận đơn: Chỉ có một mã số duy nhất giúp người gửi hàng có thể theo dõi tình trạng của đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Người gửi hàng nhất thiết phải lưu lại mã số này để tiện theo dõi và đối chiếu cùng đơn vị vận chuyển
• Các thông tin cụ thể về người gửi và người nhận: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ gửi/nhận hàng….
• Thông tin về hàng hoá: Loại hàng hoá, số lượng, khối lượng, kích thước…
• Dịch vụ vận chuyển: Là loại hình vận chuyển mà các khách hàng chọn. Ở Trường Nam Logistics hiện đang có những loại hình vận chuyển như chuyển phát nhanh, chuyển phát giới hạn, vận chuyển hàng quá khổ,…
• Cước phí vận chuyển: Là toàn bộ số tiền mà người gửi phải chi trả cho dịch vụ vận chuyển hàng hoá này
• Hình thức thanh toán: Đó có thể là tiền mặt, chuyển khoản và ghi rõ ai là người chịu trách nhiệm chi trả.
• Ngày gửi hàng: Được tính từ thời điểm người gửi xác nhận đã giao hàng hoá cho đơn vị và đồng ý với những điều khoản mà Trường Nam Logistics đưa ra

Lưu ý khi dán phiếu gửi hàng trên hàng hóa

Bên cạnh cách ghi thông tin gửi hàng thì quý khách cũng cần để tâm đến phiếu gửi hàng. Khi dán phiếu cần:

• Chọn vị trí dán bằng phẳng, sạch sẽ trên kiện hàng. Bạn không nên dán phiếu ở các vị trí gồ ghề, ẩm ướt hoặc có nhiều bụi bẩn. Bởi chúng sẽ làm mờ đi các thông tin trên phiếu và gây khó khăn cho quá trình vận chuyển
• Dán phiếu gửi hàng bằng băng dính trong suốt sẽ giúp thông tin trên phiếu không bị mờ, nhoè, bong tróc…
• Nên dán phiếu ở nhiều mặt trên kiện hàng. Như vậy sẽ giúp tăng khả năng nhận hiện hàng hoá cho người nhận
• Chú ý không dán phiếu gửi hàng đè lên các thông tin quan trọng ở thùng hàng
• Với những mặt hàng nhỏ, không có bề mặt phẳng thì chúng tôi khuyến khích khách hàng sử dụng túi nilon trong suốt dán ở bên ngoài.

Những lỗi sai thường gặp khi ghi thông tin gửi hàng và cách khắc phục

Bên cạnh việc nắm vững cách ghi thông tin gửi hàng thì quý khách cũng nên “bỏ túi” những điều hữu ích dưới đây:

• Sai số điện thoại người nhận. Cách khắc phục là báo ngay với người nhận và đơn vị vận chuyển khi có sự nghi ngờ
• Sai địa chỉ nhận hàng. Ví dụ như sai số nhà, tên đường, phường, xã… Cách khắc phục tốt nhất là chủ động hỏi kỹ người nhận về các thông tin và ghi lại địa chỉ.
• Sử dụng các ngôn ngữ địa phương không rõ ràng gây khó khăn cho nhân viên giao hàng. Thay vì thế, hãy viết đầy đủ, rõ ràng thông tin bằng ngôn ngữ toàn dân
• Không cung cấp đầy đủ các thông tin đặc biệt về địa điểm giao hàng. Khắc phục lỗi này bằng cách trao đổi kỹ với người nhận về thời gian giao hàng dự kiến. Để từ đó họ có thể để ý điện thoại và nhận hàng đúng hẹn
• Chưa/không khai báo đúng thông tin hàng hoá. Khắc phục tốt nhất là cung cấp mọi thông tin về đơn vị vận chuyển và đảm bảo tối đa quyền lợi của bạn khi có sự cố

Như vậy, cách ghi thông tin gửi hàng thế nào Trường Nam Logistics đã cập nhật chi tiết ở trên. Tin rằng, quý bạn đọc đã nắm bắt rõ thông tin và có định hướng cụ thể khi gửi hàng. Đừng quên, chúng tôi luôn ở đây, sẵn sàng hỗ trợ quý khách!

Bài viết hữu ích:

Vận chuyển ô tô bằng đường bộ: A – Z về Chi phí, Thủ tục