Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa: Mẫu Chuẩn và Hướng Dẫn Chi Tiết [Kèm Mẫu]

Hiểu một cách đơn giản, biên bản bàn giao hàng hoá là chứng từ pháp lý xác nhận việc giao – nhận hàng hoá giữa 2 bên bán – mua. Thông qua chứng từ này, cả 2 bên có thể khẳng định đã thực hiện theo đúng thoả thuận về chất lượng, số lượng và hình thức giao nhận phù hợp. Ở cuối biên bản thường có chữ ký xác nhận của đại diện 2 bên. Biên bản được lập trong quá trình giao hàng và ký kết khi giao hàng xong.

Trong một biên bản bàn giao hàng hoá luôn cần thể hiện đầy đủ các yếu tố như quốc hiệu, thông tin các bên bán – bên mua, thời gian giao nhận, mô tả chi tiết về hàng hoá cùng với các điều khoản đã thoả thuận. Việc lập biên bản cần phải dựa trên quy trình xác định nhu cầu, thu thập thông tin, chọn mẫu biên bản phù hợp. Ngoài ra, các bạn cần phải mang theo chứng từ đi kèm như phiếu nhập kho, xuất kho để tăng tính xác thực trong quá trình giao nhận.

Có thể khẳng định rằng, biên bản giao nhận hàng hoá là công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Đồng thời, góp phần tạo dựng niềm tin vào sản phẩm, dịch vụ và nhiều hơn thế. Dựa theo các điều khoản trong Luật thương mại 2005, cả 2 bên bán – mua cần phải có trách nhiệm giao và nhận hàng theo đúng thoả thuận và có kèm theo chứng từ hợp lệ. 

Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?

Hiểu một cách đơn giản, biên bản bàn giao hàng hoá là chứng từ dùng để xác nhận rằng, 2 bên bán – mua đã giao – nhận theo đúng trình tự và có giá trị pháp lý. Trong biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký của 2 bên bán – mua. Điều này thể hiện rõ rằng, bên bán đã giao đủ số lượng hàng hóa theo như thỏa thuận với bên mua. Bên mua đã nhận hàng hóa đầy đủ từ bên bán.

Ở thời điểm hiện tại, hàng hoá có thể được giao nhận thông qua các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán. Tất cả các bên liên quan có thể giao hàng trực tiếp hoặc thông qua đơn vị vận chuyển thứ 3. Tuy nhiên, dù là giao nhận với hình thức nào thì đều có biên bản bàn giao hàng hóa.

Biên bản này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tối đa quyền lợi, nghĩa vụ của bên bán, bên mua. Trong trường hợp không có biên bản bàn giao thì cả 2 bên sẽ không có cơ sở pháp lý để giải quyết khi có tranh chấp.

Các yếu tố không thể thiếu trong biên bản

Mẫu biên bản bàn giao hàng hoá ở các doanh nghiệp có thể không giống nhau. Cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có điều luật nào quy định cụ thể về khung mẫu biên bản. Tuy nhiên, trong mỗi biên bản cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung dưới đây:

• Quốc hiệu cùng tiêu ngữ
• Các thông tin về tên công ty, đơn vị cung cấp hàng hoá
• Thông tin liên quan tới bên giao hàng hoá: Tên họ, số điện thoại, địa chỉ, người đại diện giao hàng
• Thông tin về bên người nhận: Tên họ, số điện thoại, địa chỉ, người đại diện nhận hàng
• Thời gian ký nhận giao hàng giữa người giao và người nhận
• Thông tin chi tiết về hàng hoá: Tên, Mã hàng, Số lượng, Khối lượng, Chủng loại
• Các điều khoản thoả thuận 2 bên: Giá thành, Địa chỉ giao nhận, Thời gian giao nhận
• Chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả 2 bên giao – nhận

Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa

Đặc điểm chính của các biên bản bàn giao hàng hoá là:

• Trong biên bản luôn có đầy đủ các thông tin liên quan của bên mua và bên bán cũng như mô tả hàng hoá.
• Biên bản thường được lập ngay khi việc giao hàng diễn ra và được sự nhất trí của cả 2 bên. 
• Khi bên bán đã chuyển giao đủ tất cả số lượng hàng hoá theo thoả thuận thì bên mua có trách nhiệm kiểm kê lại và ký tên xác nhận.
• Kèm theo biên bản bàn giao hàng hoá luôn có phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đầy đều là 2 loại chứng từ giúp đảm bảo tính xác thực cho cả 2 bên mua – bán. 

Cước phí vận tải đường bộ đã có những thay đổi nào trong năm 2025? Đọc ngay bài viết “Cước phí vận tải đường bộ áp dụng cho mọi loại hình phương tiện 2025”

Quy trình lập và sử dụng biên bản bàn giao hàng hóa

Dù vận chuyển xe ô tô bằng đường bộ hay các mặt hàng khác, quy trình lập biên bản bàn giao hàng hoá cần được thực hiện theo quy trình dưới đây:

Bước 1: 2 bên mua – bán xác định nhu cầu lập biên bản

Bước 2: Các bên thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết để lập biên bản. Ví dụ như thông tin về địa điểm, tên họ, giá thành, tên hàng, các chứng từ liên quan…

Bước 3: Xác định mẫu biên bản 

Bước 4: Tiến hành giao hàng cho bên nhận theo đúng những gì 2 bên đã ký kết

Bước 5: Kiểm tra hàng hoá và ký xác nhận

Bước 6: Lưu trữ tất cả các biên bản thật cẩn thận để đối chiếu khi cần

Trong điều 34 của Luật Thương mại 2005 quy định rõ về biên bản bàn giao hàng hoá như sau:

• Phía bên bán cần phải thực hiện giao hàng cùng với các chứng từ liên quan theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng cùng cách thức đóng gói, bảo quản
• Trong trường hợp 2 bên không có thoả thuận cụ thể thì phía bên người bán cần đảm bảo nhiệm vụ giao hàng cùng chứng từ liên quan theo đúng quy định của Luật Thương Mại.

Cũng trong Luật Thương mại 2005, tại điều 56, quy định về phía người nhận:

• Phải có nghĩa vụ nhận hàng theo đúng thoả thuận và thực hiện tất cả các công việc liên quan

Vai trò của biên bản bàn giao hàng hóa

Có thể nói rằng, biên bản bàn giao hàng hoá trong vận chuyển ô tô bằng đường bộ hay các danh mục hàng hoá khác đóng vai trò vô cùng quan trọng. Biên bản không đơn thuần chỉ là công cụ hữu dụng cho hoạt động mua bán mà còn giữ vai trò bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp và các cá nhân.

Cụ thể về vai trò của biên bản giao nhận hàng hoá như sau:

• Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá: Thông qua biên bản, đại diện bên bán, bên giao và bên nhận có thể nắm bắt chi tiết thông tin về số lượng, chất lượng, mã hàng hoá.

• Là bằng chứng giao hàng hợp pháp: Có biên bản giao hàng trong tay, các đơn vị giao sẽ khẳng định được rằng đã thực hiện giao nhận đúng quy trình và thoả thuận trong hợp đồng. 

• Cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp: Khi có xung đột về giao nhận hàng hoá, số lượng và chất lượng các mặt hàng, biên bản sẽ được dùng như một bằng chứng để giải quyết tranh chấp. Các cơ quan liên quan sẽ thông qua biên bản để xác định được bên nào đang sai phạm và giải quyết các tranh chấp nhanh chóng

• Là tiền đề giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn: Việc có thêm biên bản giao nhận trong quá trình vận hành, cung cấp hàng hoá sẽ giúp khách hàng an tâm hơn về chất lượng hàng hoá và mức độ uy tín của doanh nghiệp. Đây cũng chính là một cơ hội lớn để ghi điểm và giữ chân khách hàng với thương hiệu 

Các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuẩn 

Các mẫu biên bản bàn giao hàng hoá hiện tại đang được phổ rộng trên khắp các phương tiện truyền thông. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tải về và tuân theo các mẫu để lập biên bản chuẩn nhất.

Dưới đây là một số mẫu biên bản được dùng nhiều nhất ở thời điểm hiện tại:

Lời Kết

Như vậy, cty vận tải Bắc Nam – Trường Nam Logistics vừa giải đáp toàn bộ thông tin liên quan tới biên bản bàn giao hàng hoá. Mong rằng, quý khách đã nắm bắt được và bắt tay vào xây dựng, hoàn thiện thêm về chính sách quản lý giao nhận hàng hoá nhé!

Thông tin hữu ích:

Chi tiết bảng giá cước vận tải đường bộ 2025