Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa trong vận chuyển đường biển

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất trên thế giới. Vì hầu hết các loại hàng hóa xuất nhập khẩu đều có thể vận chuyển qua lại bằng đường biển. Vận chuyển bằng đường biển có ưu điểm là chi phí thấp và cước phí không quá cao. Nhưng để có thể hình dung quy trình giao nhận hàng hóa trong vận chuyển đường biển một cách chi tiết nhất thì hãy cùng tìm hiểu cùng Trường Nam Logistics nhé!

Thông thường, quy trình giao nhận hàng hóa trong vận chuyển đường biển gồm 10 bước sau đây:

Bước 1: Đàm phán để ký kết hợp đồng mua bán 

Bước đầu tiên là bên chủ hàng và bên chủ tàu sẽ tiến hành ký hợp đồng. Trong hợp đồng sẽ nêu rõ những điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa như thế nào, điều kiện giao hàng và trách nhiệm của mỗi bên… Khi cả hai đều đồng ý với điều khoản trong hợp đồng thì sẽ tiến hành ký kết. 

Bước 2: Đặt Booking 

Booking (hay còn gọi là đặt chỗ) là việc thuê tàu. Các doanh nghiệp xuất khẩu thì nên thuê các công ty chuyên vận chuyển logistic thì sẽ có giá tốt và cạnh tranh nhất. Khi nhận được thông tin booking thì người xuất khẩu cần phải kiểm tra kỹ các thông tin như cảng đi, cảng đến ở đâu, ngày khởi hành vào thời gian nào, loại container, số lượng container và một số thông tin khác để có thể có thời gian chuẩn bị hàng giao cho đơn vị vận chuyển.

Bước 3: Đóng hàng

Trong một quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển chuyên nghiệp có bước đóng gói hàng có thể thực hiện tại kho hoặc tại cảng tùy thuộc vào từng loại hàng hóa 

Đóng gói tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ tiến hành phối hợp với các nhân viên kho để tiến hành đóng gói hàng theo yêu cầu của người bán. Đặc biệt, người bán cần chú ý điền đầy đủ các thông tin có liên quan đến lô hàng như tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng, số lượng, kí hiệu vận chuyển…

Đóng gói hàng tại cảng: Nó cũng có điểm giống với đóng gói hàng tại kho nhưng sẽ cần nhiều thủ tục và giấy tờ pháp lý hơn. Ngoài ra, nếu bạn đóng gói hàng tại cảng thì cần thuê thêm nhân công để đóng hàng nên chi phí bỏ ra nhiều hơn

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Sau khi lô hàng tới cảng thì doanh nghiệp cần chuẩn bị toàn bộ giấy tờ liên quan cho công tác làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Tiếp đến, doanh nghiệp cần đăng kí tờ khai hải quan và thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết tại cảng. 

Để đăng ký tờ khai thì cần dựa trên thông tin chính xác tại cơ quan Hải quan để lô hàng có thể được thông quan. Trong trường hợp lô hàng hợp lệ thì nó sẽ được vào luồng xanh và ngược lại nếu có vấn đề gì phát sinh thì buộc phải kiểm tra lại (nằm ở luồng vàng hoặc luồng đỏ).

Đối với các mặt hàng đặc thù thì doanh nghiệp cần thực hiện thêm một số việc như xin giấy phép xuất khẩu hoặc hun trùng…

Bước 5: Phát hành B/L

Lô hàng sẽ được người vận chuyển đưa lên tàu và rời cảng sau khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan xuất khẩu. Từ khi chuẩn bị đóng hàng thì người xuất khẩu đã cần cung cấp thông tin làm vận đơn cho công ty giao nhận hàng hóa. Những thông tin này sẽ được gửi cho hãng tàu vận chuyển để phát hành B/L cho người xuất khẩu ngay sau khi tàu chạy.

Bước 6: Gửi chứng từ 

Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cần gửi đầy đủ chứng từ bao gồm: Hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói hàng chi tiết, hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu chứng nhận nguồn gốc xuất xứ và danh mục sản phẩm. Sau đó gửi toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu trực tiếp. 

Bước 7: Nhận chứng từ

Khi nhận được chứng từ, doanh nghiệp nhập khẩu cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin xem đã phù hợp và chính xác chưa. Nếu thông tin chưa chính xác thì doanh nghiệp nhập khẩu cần yêu cầu bên bán hàng sửa lại ngay cho kịp. Việc kiểm tra chứng từ vô cùng quan trọng vì nó rất dễ bị cơ quan hải quan phạt.

Bước 8: Thông báo hàng đến

Hãng vận tải hàng hóa sẽ gửi thông báo ngày hàng đến cho doanh nghiệp nhập khẩu trước ngày tàu cập bến. Sau khi nhận được thông báo thì doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin về ngày tàu cập cảng, các loại phí phải nộp, nơi lưu giữ chờ thông quan để có thể chủ động trong việc làm thủ tục hải quan.

Bước 9: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Sau khi hàng hóa cập cảng thì doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện thông quan hàng hóa, Đối với một số hàng hóa mang tính đặc thù, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một số chứng từ liên quan để làm công tác kiểm tra chất lượng. 

Sau khi kiểm tra hàng hóa và được cấp giấy chứng nhận công bố phù hợp thì lô hàng đó mới được tính là hoàn thành.

Bước 10: Dỡ hàng

Sau khi làm xong các thủ tục hải quan thì lô hàng được đưa về xe của người nhập khẩu. Nếu là hàng nguyên kiện thì cần phải dỡ hàng khỏi container để trả container rỗng về cho hãng tàu vận chuyển tại cảng. 

Xem thêm: vận chuyển hàng hóa bằng container

Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu chi tiết bằng đường biển. Trong trường hợp gặp bất kỳ khó khăn gì cần, hãy liên hệ với Trường Nam Logistics để nhận được sự tư vấn và giải đáp tận tâm nhất nhé!