Chuyển hoàn là gì? Cách giảm tình trạng trả hàng shop online

Trong quá trình bán hàng, vấn đề khiến các shop thường e ngại đó là tình trạng chuyển hoàn. Đây là điều mà cả các đơn vị vận chuyển cũng không mong muốn bởi nó ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa và chi phí vận chuyển. Vậy chuyển hoàn là gì? Làm sao để khắc phục vấn đề này? Cùng tìm hiểu nhé.

Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn là gì là câu hỏi của nhiều chủ kinh doanh quan tâm. Chuyển hoàn có thể hiểu là khi người mua trả lại hàng hoặc không nhận hàng mà các đơn vị vận chuyển hàng hóa mang đến. Thông thường, người gửi cần thanh toán toàn bộ chi phí 2 chiều hoặc các chi phí phát sinh. Tùy vào từng đơn vị mà phí chuyển hoàn cũng sẽ khác nhau. 

Vì vậy, để tránh những vấn đề tương tự trong quá trình kinh doanh, việc hiểu rõ ý nghĩa của việc chuyển hoàn là gì và nghiên cứu các quy định liên quan là điều vô cùng quan trọng. Họ sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết. Đồng thời, việc chăm sóc hàng hóa và vận chuyển sẽ trở nên hiệu quả hơn, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và uy tín của shop ngày càng được củng cố.

Tổng hợp các tình trạng trả lại hàng của shop online

Sau khi hiểu được chuyển hoàn là gì, yếu tố quan trọng khác là tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới tình trạng này. Dưới đây là một số lý do chính:

1. Người mua yêu cầu giao hàng lại do lý do cá nhân

Thường thì, các công ty vận chuyển hàng hóa chỉ thực hiện giao hàng trong khoảng 3-4 lần. Vì vậy, nếu người mua vì bất kỳ lý do nào hẹn phát lại quá nhiều lần, đơn vị vận chuyển sẽ không hỗ trợ. Đồng thời sẽ liên hệ với người gửi để thực hiện thủ tục chuyển hoàn.

2. Đơn vị vận chuyển gặp khó khăn liên lạc với người mua

Thường trước khi giao hàng thì nhân viên giao hàng sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian và địa điểm giao hàng. Tuy nhiên, nếu không thể liên lạc với người mua sau nhiều lần cố gắng, đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa sẽ xác nhận chuyển hoàn để gửi lại hàng cho người gửi hoặc đề xuất các phương án xử lý phù hợp.

3. Người nhận không có mặt hoặc vắng nhà khi giao hàng

Tương tự như khi gặp khó khăn trong việc liên lạc để giao hàng, nếu người nhận không có mặt hoặc vắng mặt trong thời gian đơn vị vận chuyển giữ hàng, thì giải pháp xử lý thích hợp là thực hiện chuyển hoàn hàng hóa đó.

4. Người mua từ chối nhận hàng khi không đúng như mô tả

Tình trạng này thường xảy ra với các shop online sử dụng dịch vụ ship COD hoặc các tỉnh thành khác. Khách hàng mua hàng qua thông tin người bán cung cấp mà không được lựa chọn trực tiếp cho đến khi nhận hàng. Đôi khi khách hàng có kỳ vọng quá cao đối với sản phẩm hoặc người bán không cung cấp sản phẩm như đã hứa dẫn đến việc người mua từ chối nhận hàng.

5. Thông tin người nhận không chính xác

Trong quá trình cung cấp thông tin người gửi cho đơn vị vận chuyển hàng hóa logistic, có thể xảy ra sai sót từ phía người bán hoặc khách hàng dẫn đến sai địa chỉ hoặc các thông tin liên quan. Thường các đơn vị sẽ hỗ trợ chỉnh lý cho khu vực quận, huyện. Ngoài ra, nếu người mua yêu cầu thay đổi thông tin nhận hàng, shop sẽ phải trả lại, hủy đơn hàng hoặc yêu cầu phát lại tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển xe ô tô Bắc Nam Uy tín, Giá tốt

Hướng dẫn cách giảm tình trạng trả lại hàng của shop online

Sau khi biết được nguyên nhân chuyển hoàn là gì, các shop cần lưu ý những vấn đề sau để hạn chế tình trạng trả hàng này.

Giao hàng nhanh chóng và hiệu quả

Hầu hết khách hàng mua hàng online đều mong muốn nhận sản phẩm càng sớm càng tốt, trừ khi cửa hàng đã thông báo trước về thời gian chờ đợi. Giao hàng quá lâu có thể ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, đặc biệt khi họ đang cần gấp sản phẩm để sử dụng.

Trong tình huống này, khách hàng thường không quan tâm đến việc chuyển hoàn hay thiệt hại mà cửa hàng gặp phải. Họ chỉ muốn nhận được hàng càng sớm càng tốt. Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị hàng nhanh chóng, lựa chọn đơn vị chuyển phát uy tín và cam kết đúng thời gian giao hàng là điều rất quan trọng để hỗ trợ giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn cho cửa hàng.

Xác minh đơn hàng chi tiết với khách hàng

Thực tế, có không ít khách hàng đã chọn mua sản phẩm nhưng lại từ chối nhận hàng với các lý do không rõ ràng. Để giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn, quý khách nên thực hiện kiểm tra và xác nhận kỹ các thông tin liên quan để đảm bảo rằng người mua sẽ chấp nhận thanh toán khi sử dụng dịch vụ giao hàng thu tiền (COD).

Đảm bảo kiểm tra kỹ gói hàng

Trước khi gửi sản phẩm cho bên vận chuyển, bạn cần kiểm tra kỹ về chất lượng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, hãy đóng gói sản phẩm cẩn thận để đảm bảo chất lượng hàng hóa, tăng sự hài lòng cho khách hàng khi họ nhận được đơn hàng từ bên vận chuyển.

Đòi hỏi đặt cọc cho các đơn hàng lớn

Cuối cùng, để giảm thiểu rủi ro chuyển hoàn hàng đối với các đơn ship COD tại Hà Nội hoặc các tỉnh thành khác, bạn có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc một phần trước khi giao hàng, đặc biệt là với những đơn hàng có giá trị cao. Đây là một biện pháp ràng buộc cần thiết để đảm bảo khách hàng nhận hàng và cũng như bù đắp phần nào cước vận chuyển hàng hóa trong trường hợp cần phải thực hiện chuyển hoàn.

Thời gian chuyển hoàn chuẩn nhất

Trong quá trình tìm hiểu về bưu kiện chờ chuyển hoàn, nhiều người thắc mắc về thời gian nhận lại hàng hoàn là bao lâu. Thực tế, thời gian để thực hiện hoàn hàng (trả hàng) có thể khác nhau tùy vào từng trường hợp cụ thể. 

• Đối với các đơn hàng nội tỉnh, thời gian nhận lại hàng thường từ 3-5 ngày.
• Đối với các đơn hàng thuộc các tuyến khác, thời gian nhận hàng hoàn có thể kéo dài từ 3-10 ngày.

Các chi phí chuyển hoàn và các trường hợp người bán phải chịu chi phí chuyển hoàn

Vậy chi phí chuyển hoàn bao nhiêu và những trường hợp người bán chịu chi phí chuyển hoàn là gì?

Chi phí chuyển hoàn

Phí chuyển hoàn sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị vận chuyển hàng hóa Bắc Nam và loại hàng hóa. Để giảm thiểu rủi ro, người bán nên lựa chọn đơn vị vận chuyển có chính sách hỗ trợ phí cho những đơn hàng chuyển hoàn và nên thỏa thuận kỹ với đơn vị đó, trước khi quyết định sử dụng dịch vụ của họ.

Để biết chi tiết về chi phí chuyển hoàn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển để được tư vấn nhanh nhất. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển thường cung cấp thông tin về chi phí chuyển hoàn trên trang web hoặc ứng dụng của họ để người bán có thể tra cứu.

Các trường hợp người bán phải chịu chi phí chuyển hoàn

Các trường hợp mà người bán chịu phí chuyển hoàn có thể thay đổi tùy vào chính sách cửa hàng và đơn vị vận chuyển. Vì vậy, người mua cũng nên xem xét chính sách chuyển hoàn trước khi thực hiện mua hàng để tránh những rủi ro không mong muốn.

Bài viết trên đã giải đáp thắc mắc chuyển hoàn là gì và cung cấp các thông tin liên quan. Tốt hơn hết, chủ shop nên nhanh chóng chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra hàng hóa cẩn thận, lựa chọn đơn vị chuyển phát uy tín để tăng tỷ lệ giao hàng thành công.