Booking Note là gì? Những thông tin bạn cần biết chi tiết

Nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa là một phần quan trọng trong hoạt động thương mại toàn cầu. Trong đó khái niệm Booking Note có lẽ khá phổ biến với mọi người. Vậy, Booking Note là gì và tại sao nó lại có tầm quan trọng như vậy trong ngành vận tải và logistics? Hãy cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu ngay sau đây.

Booking Note là gì?

Booking Note là một thỏa thuận về việc đặt chỗ vận chuyển hàng hoá với hãng tàu. Đây là một chứng từ quan trọng thể hiện sự thỏa thuận giữa chủ hàng (người gửi hàng) và hãng tàu về việc vận chuyển hàng hóa. Thông thường, chủ hàng có thể thực hiện việc đặt chỗ thông qua các forwarder hoặc công ty logistics, hoặc cũng có thể liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc hãng hàng không.

Việc đặt chỗ (booking) không phải là phức tạp, chủ yếu là bạn cần xác định hãng tàu nào cung cấp giá cước hợp lý và sau đó đặt chỗ đủ sớm để có thời gian thu xếp đóng hàng và đưa hàng lên tàu theo kế hoạch.

Trên phía của hãng tàu, sau khi khách hàng đã chấp nhận giá cước, họ sẽ gửi một “Lệnh cấp rỗng” (Empty Container Release Order) để khách hàng có thể bắt đầu quá trình chuẩn bị vỏ container rỗng, đóng hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Xem thêm: Vận chuyển ô tô an toàn Bắc Nam

Các thông tin quan trọng trên phiếu Booking Note

Phiếu Booking Note sẽ chứa những thông tin quan trọng để quản lý và thực hiện quá trình vận chuyển hàng hoá một cách hiệu quả. Dưới đây là các thông tin quan trọng thường có trên Booking Note:

• Số Booking (Booking no.): Số tham chiếu duy nhất cho đợt đặt chỗ, giúp theo dõi và xác định vận chuyển cụ thể.
• Tên tàu và số chuyến (Vessel, Voy no.): Xác định tên và số chuyến tàu sẽ thực hiện vận chuyển hàng hoá.
• Dự kiến thời gian tàu chạy (ETD – Estimated Time of Departure) và thời gian tàu đến (ETA – Estimated Time of Arrival)
• Thông tin về số lượng và chủng loại container: Bao gồm thông tin về số lượng, kích thước, và loại container (ví dụ: 20ft, 40ft, Reefer) được đặt chỗ.
• Khối lượng hàng dự kiến mà tàu sẽ vận chuyển.
• Thông tin về loại hàng hóa: Mô tả loại hàng hóa (ví dụ: hàng hóa nguy hiểm, hàng điện tử) để hãng tàu biết cách xử lý.
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có): Xác định các cảng liên quan đến quá trình vận chuyển.
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng và địa điểm hạ container hàng (đối với hàng FCL – Full Container Load)
• Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng (đối với hàng LCL – Less than Container Load): Nếu có, thông tin về nơi và thời hạn đóng hàng nhỏ trong container.
• Thời hạn đóng hàng (Closing time), thời gian cắt VGM (VGM cut-off time), thời gian cắt Shipping Instruction (Shipping Instruction cut-off time)
• Thông tin liên hệ của hãng vận chuyển để trao đổi thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Xem thêm: Công ty vận chuyển hàng hóa Bắc Nam uy tín, nhanh chóng

Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu

Quy trình lấy Booking Note bảo rằng mọi bước chuẩn bị cho quá trình vận chuyển được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của cả chủ hàng và hãng tàu, đảm bảo sự suôn sẻ của quá trình vận chuyển hàng hoá.

Bước 1: Sau khi đã xác định lịch trình vận chuyển, chủ hàng hoặc công ty forwarder sẽ gửi yêu cầu lấy Booking Note đến hãng tàu. Yêu cầu này bao gồm các thông tin cơ bản về lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng container, loại container, ngày dự định xuất phát, yêu cầu về chỗ cấp container rỗng và hạ container, thông tin về thời gian miễn phí (free time) tại cảng đi và cảng đến, và các chi tiết khác liên quan.

Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa logistics uy tín, nhanh chóng

Bước 2: Hãng tàu sẽ kiểm tra và sẽ cố gắng đáp ứng các yêu cầu trong yêu cầu đặt chỗ. Sau đó, hãng tàu sẽ gửi một Booking Confirmation (Xác nhận Đặt Chỗ) cho chủ hàng hoặc công ty forwarder. Booking Confirmation này chứa thông tin cụ thể về việc đặt chỗ đã được xác nhận và được chấp nhận bởi hãng tàu.

Bước 3: Sau khi chủ hàng hoặc công ty forwarder nhận được Booking Confirmation và xác nhận sự đồng ý từ hãng tàu, họ sẽ tiến hành lấy container rỗng về cảng xuất phát để chuẩn bị và đóng hàng hóa vào container.

Xem thêm: Các đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín, giá tốt

Những lưu ý khi lấy Booking Note

Khi bạn chuẩn bị đặt chỗ vận chuyển bằng Booking Note, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ:

• Đảm bảo hàng hóa sẵn sàng: Trước khi đặt chỗ, đảm bảo rằng hàng hóa đã sẵn sàng hoặc sẽ sẵn sàng đúng thời gian cần thiết để đóng vào container và hạ về cảng trước thời hạn chót. 
• Chủ động thời gian tàu chạy: Hiểu rõ thời gian xuất phát của tàu và thời gian cắt máng quan trọng trong quá trình vận chuyển. Bạn nên đảm bảo rằng các thủ tục xuất khẩu được hoàn thành và hàng hóa đã sẵn sàng lên tàu trước khi tàu khởi hành. Tránh tình trạng nhỡ tàu hoặc rớt tàu do không kịp thời gian.
• Hợp tác với Forwarder: Forwarder có kiến thức và kinh nghiệm trong việc lựa chọn tàu phù hợp với nhu cầu của bạn và họ có thể giúp bạn đặt chỗ đúng thời điểm tối ưu.

Tham khảo cước vận chuyển hàng hóa chi tiết MỚI NHẤT

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu rõ booking note là gì. Trong quy trình vận chuyển hàng hoá, Booking Note là một bước quan trọng để đảm bảo rằng hàng hoá được vận chuyển một cách suôn sẻ và đáp ứng đúng thời gian. Chúc bạn thành công. Quý khách có nhu cầu vận chuyển hàng hóa Bắc Nam, vui lòng liên hệ với Trường Nam Logistics – Đơn vị vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt Nam để được tư vấn, hỗ trợ.