VGM Là Gì? Hướng Dẫn Khai Báo & Quy Định VGM Chi Tiết Nhất

Tại sao container của bạn có nguy cơ bị giữ lại cảng nếu thiếu phiếu khai báo trọng lượng? Việc nắm rõ VGM là gì và cách tính toán chuẩn xác là bước không thể thiếu để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. Hãy cùng Trường Nam Logistics giải mã quy định về Verified Gross Mass ngay sau đây để tối ưu hóa quy trình vận chuyển của bạn.

VGM là gì? Hiểu đúng về Verified Gross Mass

VGM (viết tắt của Verified Gross Mass) là tổng trọng lượng của một container đã được đóng hàng và xác nhận chính xác trước khi xếp lên tàu.

Nói một cách dễ hiểu, hãng tàu cần biết chính xác container của bạn nặng bao nhiêu để bố trí vị trí xếp hàng, cân bằng trọng tâm và tránh các tai nạn gãy, lật tàu trên biển. Theo quy định của Công ước SOLAS, nếu không có chứng từ xác nhận VGM, container sẽ tuyệt đối không được bốc lên tàu.

Để có được con số VGM chuẩn xác, bảng khai báo bắt buộc phải bao gồm tổng của 3 thành phần sau:

• Trọng lượng tịnh của hàng hóa: Khối lượng thực tế của toàn bộ sản phẩm bên trong container.
• Trọng lượng vật liệu đóng gói, chèn lót: Bao gồm pallet, thùng carton, dây nịt, vách ngăn và bất kỳ vật liệu nào dùng để bảo vệ, cố định hàng hóa.
• Trọng lượng vỏ container rỗng: Khối lượng xác định của chính chiếc container đó (thông số này luôn được in rõ trên cánh cửa của mỗi container).

2 Cách tính VGM chuẩn xác nhất theo quy định quốc tế

Theo Công ước SOLAS của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), chủ hàng (Shipper) phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về số liệu khai báo. Để có được trọng lượng chính xác, chứng từ hợp lệ chỉ chấp nhận kết quả được tính toán dựa trên 1 trong 2 phương pháp tiêu chuẩn dưới đây:

Phương pháp 1: Cân toàn bộ xe

Với phương pháp này, xe đầu kéo chở container đã đóng kín hàng sẽ được đưa lên trạm cân điện tử. Sau khi có tổng trọng lượng, bạn lấy con số đó trừ đi trọng lượng của xe đầu kéo và rơ-moóc (bao gồm cả nhiên liệu xe). Khối lượng còn lại chính là VGM.

Phương pháp 2: Cân từng phần

Phương pháp này đòi hỏi việc cân đo phải thực hiện trước khi đóng hàng. Bạn tiến hành cân từng kiện hàng hóa, cộng với toàn bộ trọng lượng của bao bì, vật liệu đóng gói và các vật chèn lót. Sau đó, lấy tổng số này cộng thêm với trọng lượng vỏ container rỗng (Tare Weight – thông số ghi trên cửa container). Cách này phù hợp cho những kho bãi có sẵn cân nhỏ hoặc khi đóng hàng lẻ (LCL).

Sai số cho phép và đơn vị đo lường (kg/lb)

Dù tính theo cách nào, đơn vị đo lường bắt buộc ghi trên phiếu khai báo VGM phải là Kilogram (kg) hoặc Pound (lb).

Về mức sai số cho phép, phần lớn các quốc gia, bãi cảng và hãng tàu hiện nay áp dụng mức chênh lệch tiêu chuẩn là ± 5% so với khối lượng thực tế. Tuy nhiên, một số cảng có quy định gắt gao hơn về con số tuyệt đối (ví dụ không quá 500kg – 1000kg). Nếu mức chênh lệch vượt quá giới hạn an toàn này, container sẽ bị từ chối xếp lên tàu.

Quy trình khai báo và nộp VGM (Update 2026)

Để container được hạ bãi và bốc xếp lên tàu suôn sẻ, quy trình khai báo VGM phải được thực hiện chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt thời gian quy định. Dưới đây là những yêu cầu trọng tâm mà chủ hàng (Shipper) cần nắm rõ:

Thông tin bắt buộc trên chứng từ VGM

Dù nộp qua bất kỳ hình thức nào, phiếu khai báo trọng lượng VGM hợp lệ phải chứa đầy đủ các thông số sau:

• Số Booking (Booking Number) hoặc Số Vận đơn (Bill of Lading).
• Số Container (Container Number).
• Khối lượng tổng đã xác nhận (VGM).
• Đơn vị đo lường (Kg hoặc Lb).
• Tên và chữ ký xác nhận của người/đơn vị có thẩm quyền (chấp nhận chữ ký điện tử).

Thời hạn nộp VGM (Cut-off Time)

Mỗi hãng tàu và cảng biển sẽ có quy định riêng về hạn chót nộp VGM (thường gọi là VGM Cut-off time), thông thường sẽ trước giờ tàu cắt máng (Closing time) từ 12 đến 24 tiếng.

Nếu VGM được nộp sau thời hạn này, hãng tàu sẽ áp dụng triệt để quy tắc “No VGM, No Load”. Container của bạn sẽ bị rớt lại cảng, dẫn đến các khoản phí phạt lưu bãi (DEM/DET) rất lớn.

Hình thức nộp VGM phổ biến hiện nay

Bước sang năm 2026, việc số hóa thủ tục chứng từ logistics đã trở thành tiêu chuẩn. Các phương thức nộp VGM hiện hành bao gồm:

• Khai báo điện tử (E-VGM): Khai báo trực tiếp trên website, hệ thống nội bộ của hãng tàu hoặc qua các cổng thông tin điện tử của cảng. Đây là phương pháp nhanh chóng, chính xác và được khuyến khích nhất hiện nay.
• Gửi qua Email/EDI: Gửi file dữ liệu hoặc bản scan phiếu VGM có chữ ký và đóng dấu cho đại lý hãng tàu.
• Nộp bản cứng: Nộp trực tiếp giấy xác nhận tại trạm cân hoặc cổng cảng khi hạ container (phương thức này đang dần bị hạn chế vì mất thời gian xử lý thủ công).

Những rủi ro và phí phạt khi sai sót VGM bạn cần biết

Việc khai báo sai lệch số liệu, vượt quá mức sai số cho phép hoặc nộp trễ phiếu VGM sẽ mang lại những hệ lụy:

• Rớt tàu và chậm tiến độ: Container không có hoặc sai VGM sẽ bị từ chối xếp lên tàu, làm lỡ chuyến tàu đã book và phá vỡ cam kết giao hàng với đối tác.
• Phát sinh phí lưu bãi: Khi hàng bị giữ lại cảng để chờ xử lý, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu khoản phụ phí lưu container tại bãi vô cùng đắt đỏ.
• Tốn kém chi phí nâng hạ và cân lại: Để khắc phục sai sót, bạn buộc phải trả tiền cẩu container ra khu vực trạm cân của cảng và đóng phí dịch vụ cân lại thực tế.
• Chịu phạt hành chính: Ban quản lý cảng và hãng tàu sẽ áp dụng các mức phạt hành chính rất nặng đối với chủ hàng khai báo sai trọng lượng so với thực tế.
• Rủi ro pháp lý và bồi thường: Theo Công ước SOLAS, Shipper chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý. Nếu việc sai lệch VGM gây đứt cáp cẩu, sập hầm tàu hoặc lật tàu trên biển, chủ hàng sẽ phải bồi thường toàn bộ thiệt hại.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Trên đây, công ty vận tải Bắc Nam Trường Nam Logistics đã giải đáp mọi thắc mắc của bạn về VGM là gì. Hy vọng với những chia sẻ trên, các đơn vị xuất nhập khẩu đã nắm rõ quy định, cách tính toán cũng như quy trình khai báo trọng lượng chuẩn xác.