Hóa đơn chiếu lệ là gì? Cách phân biệt và những trường hợp cần sử dụng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là loại chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, có một loại chứng từ khác cũng quan trọng không kém đó là Proforma Invoice. Hóa đơn này thường xuyên xuất hiện trong giao dịch xuất nhập khẩu hay dịch vụ, du lịch,… Vậy hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì, cách phát hành như thế nào? Mời bạn đọc cùng Trường Nam Logistics tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hóa đơn chiếu lệ là gì?

Proforma Invoice thường được viết tắt thành PI. Tên tiếng Việt của Proforma Invoice là “Hóa đơn chiếu lệ”. Nó thực chất là một phiên bản sơ bộ của hóa đơn thương mại chính thức dành cho lô hàng sẵn sàng để xuất nhập khẩu. Khi xem hóa đơn chiếu lệ, bạn có thể tìm hiểu mọi thông tin liên quan đến hàng hóa, bao gồm số lượng, loại hàng, tổng giá trị hàng hóa và giá trị của từng sản phẩm cụ thể.

Mặc dù Proforma Invoice có hình thức tương tự hóa đơn thương mại, nhưng nó không được sử dụng để thanh toán. Bên xuất khẩu (bên bán) sử dụng hóa đơn chiếu lệ để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về các thông tin liên quan đến lô hàng, đảm bảo rằng chúng đúng với thực tế, đặc biệt là về giá trị cụ thể của lô hàng đó.

Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được hóa đơn chiếu lệ, hai bên sẽ tiếp tục thương lượng và đồng thuận về các điều khoản chung trước khi chính thức đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại. Vì vậy, bạn có thể hiểu rằng hóa đơn chiếu lệ là phiên bản sơ bộ cho phép điều chỉnh nhiều lần và tìm ra các điều khoản tối ưu cho cả hai bên mua và bán trước khi chúng được đưa vào hợp đồng thương mại chính thức.

>>> Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc Nam

Điểm mặt các trường hợp cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ

Trong quá trình mua bán, người bán sẽ không phải xuất hóa đơn chiếu lệ. Vì vậy, không có quy định cụ thể nào nêu rõ khi nào hóa đơn này sẽ được sử dụng. Tuy nhiên, để giao dịch được rõ ràng hơn về các điều khoản và thống nhất được trong thời gian sớm nhất, cả người mua và người bán sẽ lập hóa đơn trước để làm cơ sở tham khảo. Từ đó, hai bên sẽ có phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo điều kiện thuận lợi hơn. Như vậy, hóa đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trong các trường hợp và thời điểm sau:

• Khi hàng chưa được giao, người xuất khẩu cần cung cấp cho người nhập khẩu bộ chứng từ đầy đủ nhưng không đầy đủ về lô hàng.
• Khi bên nhập hàng có nhu cầu xác nhận trị giá lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa. Giá trị lô hàng đã trở thành điều kiện bắt buộc ở một số nước trên thế giới.
• Hóa đơn chiếu lệ có thể được ban hành khi tất cả các thông tin của hóa đơn thương mại chưa được hoàn thành. Cả người mua và người bán đều có thông tin đầy đủ về lô hàng. Nếu người mua (người nhập khẩu) cảm thấy hài lòng với các điều khoản và hàng hóa đã được đóng vào container hoặc vận chuyển hàng hóa thì người bán có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

>>> Tổng hợp các đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín nhất hiện nay

Các nội dung trên hóa đơn chiếu lệ

• Thông tin về hóa đơn: Số hóa đơn, ngày tháng (invoice number, date).
• Người bán (Seller):
  • Tên
  • Địa chỉ đăng ký kinh doanh
  • Số điện thoại
  • Số fax
• Người mua (Buyer):
  • Tên
  • Địa chỉ đăng ký kinh doanh
  • Số điện thoại
  • Số fax
• Thông tin hàng hóa:
  • Tên hàng hóa
  • Đơn giá của hàng hóa
  • Số lượng giao dịch
  • Cách đóng gói
  • Tổng tiền cần thanh toán
• Phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận (Payment term).
• Ngân hàng bên xuất khẩu.
• Cảng bốc hàng.
• Cảng đến.
• Ngày dự kiến giao hàng (ETD – Estimated Time of Delivery) và ngày dự kiến hàng đến nơi (ETA – Estimated Time of Arrival).

>>> Xem thêm: Giá cước vận chuyển hàng hóa Bắc Nam

Cách phân biệt hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại

Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại là 2 loại giấy tờ sử dụng trong hoạt động thương mại, đặc biệt trong xuất nhập khẩu. Hai loại hóa đơn này có những điểm giống và khác nhau như sau:

Hy vọng qua bài viết của Công ty vận chuyển hàng hóa Trường Nam Logistics, các bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ và cách sử dụng chứng từ này trong hoạt động thương mại, xuất nhập khẩu. Điều này giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

>>> Xem thêm: 

• Đơn vị vận chuyển hàng hóa logistic Trường Nam Logistics
• Vận chuyển ô tô an toàn, uy tín, giá rẻ