Cách bảo quản hàng hóa trong kho: Quy trình & Nguyên tắc vàng

Hàng hóa hư hỏng, ẩm mốc do lưu trữ sai quy cách là nguyên nhân hàng đầu khiến lợi nhuận của doanh nghiệp bị “bốc hơi”. Do đó, việc áp dụng chuẩn xác cách bảo quản hàng hóa trong kho là giải pháp bắt buộc để bảo vệ tài sản, tối ưu diện tích và giảm thiểu chi phí hao hụt không đáng có.

Là đơn vị tiên phong với hơn 20 năm kinh nghiệm vận tải, Trường Nam Logistics thấu hiểu từng đặc tính kỹ thuật để giữ hàng hóa luôn an toàn tuyệt đối. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những tiêu chuẩn sắp xếp và bảo quản kho bãi thực chiến hiệu quả nhất mà chúng tôi đã đúc kết được.

Tại sao cần tuân thủ quy trình bảo quản hàng hóa nghiêm ngặt?

Việc thiết lập các quy tắc khắt khe trong kho bãi không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là yếu tố then chốt để bảo vệ “túi tiền” của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cốt lõi:

• Giảm thiểu tỷ lệ hao hụt: Ngăn chặn triệt để các tác nhân gây hại như ẩm mốc, mối mọt hay va đập vật lý, đảm bảo chất lượng hàng hóa nguyên vẹn 100% khi đến tay khách hàng.
• Tối ưu hóa tốc độ vận hành: Khi áp dụng đúng cách bảo quản hàng hóa trong kho, mọi kiện hàng đều được sắp xếp khoa học theo khu vực. Điều này giúp nhân viên và xe nâng thao tác chính xác, rút ngắn đáng kể thời gian xuất – nhập hàng.
• Tiết kiệm chi phí kho bãi: Việc sắp xếp bài bản giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ, giảm chi phí thuê mặt bằng và chi phí xử lý hàng tồn kho “chết” (hàng hết hạn, hàng hư hỏng).

Tiêu chuẩn môi trường lưu kho

Môi trường kho bãi đạt chuẩn là “tấm khiên” bảo vệ hàng hóa khỏi các tác nhân gây hại từ tự nhiên. Để đảm bảo chất lượng hàng lưu kho, cần tuân thủ nghiêm ngặt 3 yếu tố sau:

• Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm, kho cần duy trì mức nhiệt ổn định (Kho thường: 15-25°C, Kho mát: 2-8°C, Kho đông: -18°C đến -25°C). Độ ẩm nên được giữ dưới 50% đối với hàng điện tử, kim loại để chống rỉ sét và dưới 70% với hàng thông thường để ngăn nấm mốc.
• Hệ thống chiếu sáng và thông gió: Tuyệt đối tránh để hàng hóa tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời gây phai màu, biến chất. Hệ thống quạt thông gió cần hoạt động liên tục để luân chuyển không khí, ngăn chặn tình trạng tích tụ nhiệt và độ ẩm cục bộ.
• Yêu cầu về cơ sở vật chất: Sàn kho phải bằng phẳng, chịu tải tốt và nên sơn Epoxy để chống bụi, chống thấm. Trần và tường cần đảm bảo kín khít, cách nhiệt, cùng hệ thống thoát nước tốt để tránh dột hoặc ngập úng khi mưa bão.

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa khoa học

Việc sắp xếp kho bãi không chỉ cần gọn gàng mà phải tuân thủ các quy chuẩn logistics để tối ưu hóa quy trình vận hành. Dưới đây là 3 nguyên tắc cốt lõi:

Quy tắc xuất nhập

Tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, doanh nghiệp cần áp dụng linh hoạt phương pháp quản lý phù hợp:

• FIFO (First In – First Out): “Nhập trước – Xuất trước”. Phương pháp này phù hợp với hàng thời trang, đồ điện tử, hàng tiêu dùng nhanh để tránh tình trạng hàng tồn kho bị lỗi mốt hoặc xuống cấp do lưu kho quá lâu.
• FEFO (First Expired – First Out): “Hết hạn trước – Xuất trước”. Đây là nguyên tắc bắt buộc đối với thực phẩm, dược phẩm, hóa chất… nhằm đảm bảo hàng xuất kho luôn có hạn sử dụng tốt nhất, giảm thiểu rủi ro hủy hàng do hết date.

Kỹ thuật xếp Pallet chuẩn

Để đảm bảo an toàn và sự thông thoáng cho hàng hóa, quá trình xếp Pallet cần tuân thủ nghiêm ngặt các khoảng cách kỹ thuật:

• Cách sàn: Hàng hóa phải đặt trên Pallet hoặc kệ, cách mặt đất tối thiểu 10-15cm để tránh hơi ẩm từ nền kho bốc lên.
• Cách tường: Duy trì khoảng cách 20-50cm với tường kho. Khoảng hở này giúp không khí lưu thông (ngừa nấm mốc) và tạo lối đi cho nhân viên kiểm tra côn trùng, mối mọt.
• Cách trần: Đỉnh của khối hàng phải cách trần nhà hoặc đầu phun nước cứu hỏa ít nhất 50cm để đảm bảo hiệu quả chữa cháy khi có sự cố.

Phân khu theo đặc tính

Việc quy hoạch vị trí đặt hàng dựa trên đặc điểm sản phẩm giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và đảm bảo an toàn lao động:

• Theo trọng lượng: Tuân thủ nguyên tắc “nặng dưới – nhẹ trên”. Hàng nặng, cồng kềnh đặt ở tầng thấp nhất để giữ vững trọng tâm kệ; hàng nhẹ đặt ở các tầng cao.
• Theo tính chất: Hàng hóa chất, dễ cháy nổ hoặc có mùi phải được lưu trữ ở khu vực biệt lập để tránh lây nhiễm chéo sang các hàng hóa khác.
• Theo tần suất: Hàng bán chạy nên ưu tiên đặt gần khu vực cửa xuất nhập hoặc lối đi chính để rút ngắn thời gian di chuyển của xe nâng.

Quy trình vệ sinh & an toàn kho bãi

Để kho hàng vận hành trơn tru và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt 3 quy trình cốt lõi sau:

Áp dụng tiêu chuẩn 5S và vệ sinh định kỳ

Duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp bằng nguyên tắc 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng). Việc quét dọn hàng ngày và tổng vệ sinh định kỳ giúp loại bỏ bụi bẩn, giữ kho luôn thông thoáng và hạn chế va chạm khi di chuyển hàng hóa.

Kiểm soát côn trùng và an toàn PCCC

• Sinh vật gây hại: Lên lịch phun thuốc khử trùng (1-3 tháng/lần) và đặt bẫy chuột, đèn bắt côn trùng tại các góc khuất để bảo vệ bao bì, hàng hóa khỏi sự cắn phá.
• Phòng cháy chữa cháy: Bình chữa cháy phải đặt ở nơi dễ lấy, không bị che khuất. Đặc biệt, đỉnh hàng hóa xếp trên kệ phải cách đầu phun nước trần nhà tối thiểu 50cm để đảm bảo hiệu quả khi hệ thống chữa cháy kích hoạt.

Quản lý định danh hàng hóa

Tránh thất thoát bằng cách gắn mã định danh cho 100% hàng hóa. Mọi biến động xuất – nhập cần được cập nhật theo thời gian thực để đảm bảo số liệu trên hệ thống luôn khớp với thực tế tồn kho.

Những sai lầm phổ biến khiến hàng hóa xuống cấp nhanh chóng

Ngay cả khi có kho bãi hiện đại, hàng hóa vẫn có thể hư hại nếu mắc phải những lỗi vận hành sau:

• Bỏ qua kiểm tra định kỳ: Nhiều đơn vị chỉ chờ đến cuối năm mới kiểm kê tổng thể. Thói quen này khiến việc phát hiện hàng bị ẩm mốc, rò rỉ hay bao bì rách bị chậm trễ, biến những hư hại nhỏ thành tổn thất lớn không thể cứu vãn.
• Sắp xếp sai quy cách: Xếp chồng hàng hóa quá cao so với tải trọng chịu đựng của thùng carton dưới cùng (gây móp méo) hoặc đặt hàng hóa che khuất thiết bị cứu hỏa và lỗ thông gió (gây bí khí, tích nhiệt).
• Không phân loại hàng nhạy cảm: Lưu trữ chung hàng hóa chất, chất tẩy rửa có mùi nồng bên cạnh hàng thực phẩm, vải vóc mà không có vách ngăn cách ly, dẫn đến tình trạng ô nhiễm chéo và ám mùi.
• Lơ là yếu tố thời tiết: Chủ quan không điều chỉnh hệ thống hút ẩm vào mùa nồm hoặc không kiểm tra mái che trước mùa mưa bão, tạo điều kiện cho độ ẩm xâm nhập phá hủy cấu trúc hàng hóa.

Tầm quan trọng của kinh nghiệm trong bảo quản và vận chuyển hàng hóa

Bảo quản hàng hóa không chỉ là cất giữ, mà là chiến lược bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình lý thuyết thôi chưa đủ, kinh nghiệm thực chiến mới là yếu tố then chốt giúp dự báo rủi ro và xử lý tình huống linh hoạt. Sự am hiểu sâu sắc về đặc tính từng loại hàng hóa sẽ đảm bảo sự liền mạch từ khâu lưu kho đến vận chuyển hàng hóa, giúp sản phẩm giữ trọn vẹn chất lượng khi đến tay khách hàng mà không bị đứt gãy trong chuỗi cung ứng.

Trường Nam Logistics – 10 Năm kinh nghiệm vận chuyển & bảo đảm an toàn hàng hóa

Với bề dày kinh nghiệm hoạt động trong ngành, Trường Nam Logistics tự định vị mình không chỉ là đơn vị vận tải, mà là “người bảo hộ” cho tài sản của khách hàng. Chúng tôi thấu hiểu rằng quy trình bảo quản hàng hóa phải được thực hiện đồng bộ và xuyên suốt, từ khâu lưu kho cho đến khi lăn bánh trên đường.

Điều này được thể hiện rõ nét nhất qua dịch vụ vận chuyển ô tô Bắc Nam – thế mạnh hàng đầu của Trường Nam. Chúng tôi áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật neo đậu, chêm chèn và che chắn khắt khe nhất, cam kết xe giao đến tay khách hàng luôn an toàn, không một vết xước. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận giải pháp vận chuyển chuyên nghiệp và tối ưu chi phí.